适应科研活动信息化的趋势和要求，顺应档案工作发展方向，《科学技术研究档案管理规定》（以下简称《规定》）提出了一系列科研档案工作数字化转型的要求。全面落实这些要求，是贯彻实施《规定》的重要内容。

转型的必要性

科研档案工作数字化转型是档案工作的大趋势。自从信息技术得到应用以来，人类应用信息技术的热情有增无减，从日常管理到产品开发，各单位的每一项业务都因信息技术的应用发生了翻天覆地的变化，并促成了各个产业的升级换代。实践也证明，档案工作的数字化转型是提高档案工作效率的有效途径。2020年6月19日，国家档案局举办区块链技术视频专题讲座，提出要加快厘清运用新一代信息技术实现档案管理现代化的思路举措。党的十八大以来，全国档案工作数字化趋势十分明显。信息化思路写入新修订《中华人民共和国档案法》，并作为一章予以强调。在业务发展需求的驱动下，各单位竞相对传统载体档案进行数字化，全国中央企业总部档案数字化率达到65%以上；实施电子档案管理信息系统的积极性进一步提高，系统架构更加高端先进，功能不断完善，新技术得到应用；电子文件归档的范围进一步扩大，从OA系统、会计核算系统向工程技术系统拓展；知识管理、大数据等信息开发技术得到进一步深入应用，并产生了巨大的效益。作为全国档案工作一个重要组成部分的科研档案工作也需要进行数字化转型。

科研手段的信息化导致科技文件材料载体大量电子化，促使科研档案工作必须向数字化转型。随着信息技术的深入广泛运用，科研手段的信息化速度进一步加快，科研试验过程大量运用信息化技术，科研项目信息管理系统正在科研机构广泛应用。根据《关于深化中央财政科技计划（专项、基金等）管理改革的方案》（以下简称《方案》）要求，国家“建立公开统一的国家科技管理平台”，由专业机构通过统一的国家科技管理信息系统受理各方面提出的项目申请，组织项目评审、立项、过程管理和结题验收等。《方案》提出，“完善国家科技管理信息系统”；“要通过统一的信息系统，对科技计划（专项、基金等）的需求征集、指南发布、项目申报、立项和预算安排、监督检查、结题验收等全过程进行信息管理，并主动向社会公开非涉密信息，接受公众监督。分散在各相关部门、尚未纳入国家科技管理信息系统的项目信息要尽快纳入，已结题的项目要及时纳入统一的国家科技报告系统”。科技部先后上线国家科技管理信息系统公共服务平台、国家自然科学基金管理信息系统、国家科技经费预算申报管理系统、国家科技计划项目资金管理系统等科研项目管理系统平台。科研手段的信息化使科研文件材料大量由传统纸质载体向电子化转变。根据粗略统计，“十三五”期间完成的国家科技重大专项科技文件材料的电子化率将近60%，客观上要求科研档案管理手段的数字化。

科研档案工作数字化转型是科研活动对档案工作的要求。随着科研工作的发展，科研探索正走向人类未知的边界和领域，人类科研探索比过去任何时候都需要更多已有成果的借鉴，需要更加快速的科研档案工作和更加完整、系统的科研档案信息作为支撑。科研人员对科研档案、科学数据利用需求正发生变化，对作为科技信息资源的科研档案的共享利用提出了更高的要求。这些更高的要求只有通过科研档案工作的数字化转型才能得到满足。信息化条件下的科研活动要求更加便捷地获取档案信息。信息技术给人类活动带来的最显著的进步就是信息的获取比以前更加便捷了，信息流动的速度和便捷超过了以往的任何时期。在此大背景下，科研工作对作为重要信息流一部分的科研档案信息流在获取的方便与快捷方面提出了要求，这在客观上要求档案工作应用信息技术，实现档案工作的数字化转型。

转型要求

面对科研档案数字化转型的趋势和需要，《规定》对科研档案工作的数字化转型提出了要求。

一是要求科研项目管理信息系统设置接口，以实现科研电子文件材料归档。《规定》第十七条要求：“各单位建设或使用科研项目管理系统时，应当充分考虑科研档案管理需要，设置科研电子文件归档管理功能或接口，并确保归档电子文件真实、完整、可用、安全。归档的科研电子文件及其存储格式、元数据等应当符合国家相关规范要求。”

二是适应科研工作发展需求，创新性地提出了科研档案电子化单套制归档要求。《规定》第十八条提出，符合一定条件的单位，科研电子文件可仅以电子形式归档保存。这些条件包括：形成条件，即“形成的科研电子文件来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输”；“形成科研电子文件的系统能够准确、完整、有效接收和读取电子文件，能够输出符合国家标准归档格式的电子文件，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序”；“从外部接收的电子文件来源可靠、程序规范、要素合规”。管理过程要求，即“使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子文件，功能符合电子档案的长期保管要求”；“采取有效措施，防止科研电子档案被篡改”；“建立科研电子档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响”。这些要求与新修订《中华人民共和国档案法》及《会计档案管理办法》的单套制要求是一致的。

三是提出了电子档案整理依据。不管是否实行电子化单套制管理，科研电子文件归档时都必须按照要求规范整理。《规定》第十九条要求，“电子档案应当按照《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894）进行整理”。具体整理方式可参阅该标准。

四是提出了科研档案数字化要求。科研档案的数字化是指传统载体科研档案进行数字化处理，形成档案数字资源，有利于传统载体科研档案的管理和利用。为此，第十九条要求，“有条件的单位可以开展科研档案数字化”。科研档案数字化依据本单位条件视情开展，而不是强制的。但就承担科研项目的单位来说，基本是具备条件的。

科研档案工作数字化转型实现途径

《规定》对科研档案工作数字化转型提出了明确的要求。各单位应从以下方面入手，使本单位的科研档案工作实现数字化转型。

一是实现与科研活动有关的业务信息系统与电子档案管理信息系统相衔接。这里所谓的衔接是指与科研活动有关的业务信息系统中的电子文件能够归档到电子档案管理信息系统中。实现衔接的主要方法是归档接口开发。为此，不仅要开发科研项目管理系统归档接口，还要将一些试验数据管理系统、试验系统开发归档接口。尤其是产生科学数据的涉及科研活动的信息系统开发归档接口的需求更加迫切，应尽快实施。接口开发应根据《企业电子文件归档和电子档案管理指南》《数字档案室建设指南》中有关要求进行。要保证进入电子档案管理系统的科研电子文件的格式、元数据等符合归档要求。

二是科学规范地开展科研电子文件归档工作。电子文件归档工作包括收集、整理等环节，每一个环节都必须遵循《规定》中的要求。归档中要保证科研电子文件来源是可靠的。为此，要通过“四性”检测、信息认证等方式，对归档的科研电子文件来源及其是否真实进行科学的识别。归档科研电子文件格式要符合电子档案管理要求，即尽可能采用通用格式归档，确无法采用通用格式的，应同时归档阅读软件或平台。科研电子文件中科学数据占比较大。科学数据由科研仪器装置形成，其特点就是软硬件依赖性强，因此在归档时要特别注意。科研电子文件归档要元数据完整。科研电子文件归档和科研档案管理过程要规范。科研电子文件归档时务必使其脱离原有系统，并按给定保管期限，进行分类、组成保管单位、排序，然后离线保存至少1套。归档后，要定期对科研电子档案进行检查，发现有格式过时风险要及时采取迁移等措施。

根据《规定》第十七条，上述要求归档的科研电子档案可不再归档纸质载体，即可仅保存电子档案。这将大幅度提高科研档案管理效率，大大地减轻科研人员的负担，是科研档案工作“放管服”改革的重要举措，各单位档案部门和科研部门要从提高国家创新能力的高度积极开展科研电子文件的归档工作。

三是积极开展传统载体档案数字化工作。传统载体档案数字化是档案工作数字化转型的重要内容。对于科研档案来说，传统载体档案数字化具有重要的意义。正如前文所述，人类科研探索比过去任何时候都需要更多已有成果的借鉴，需要更加快速的科研档案工作和更加完整、系统的科研档案信息作为支撑。

一直以来，科研档案的利用大多以提供纸质档案的传统方式进行，利用效率低，不能满足科研人员对科研档案信息利用的需求，使众多科研档案被束之高阁。档案数字化工作将传统载体科研档案从非数字形态变为数字形态，使其传输更加方便、检索更加快速、信息更加多维，能更好地满足科研人员对档案信息的利用需求，从而更好地发挥科研档案的重要作用，使档案工作能在围绕中心、服务大局中作出更大的贡献。传统载体科研档案具有数量少、使用频繁等特点，各单位应遵循传统载体档案数字化“六个优先”原则，在数字档案馆（室）建设的传统载体档案数字化工作中应先将科研档案数字化。

作者：蔡盈芳 

作者单位：国家档案局

来源：2021-08-19《中国档案》