学校年鉴是全面、系统、逐年分类记述学校各方面工作的新成就、新发展、新变化、新经验和新问题的资料性工具书，具有考查性、易检性、系统性、科学性、准确性、资料性和现实性特点。

一、年鉴体例

采用分类编辑法。设三个层次：类目、分目、条目。

类目：构成年鉴的骨架，它统帅分目和条目，由学校档案馆统一审定。

分目：受类目的制约，它的内容不能超越类目范围。

条目：构成年鉴最基本的单元，是年鉴内容的主要表现形式，由各单位编写提供。

例如：“学校主要工作”作为一个类目，下设“人事工作”、“财务工作”、“审计工作”等分目。“财务工作”分目由财务处按条目记述。

学校主要工作（类目）

财务工作（分目）

【概况】（条目）

【预算管理】（条目）

【资金管理】（条目）

【收费管理】（条目）

……

学院（系、室、所）简介（类目）

学院（系、室、所）（分目）

【概况】（条目）

【学科建设】 （条目）

【教学体系】 （条目）

【教学工作】 （条目）

【党建工作】 （条目）

【学生工作】 （条目）

【科学研究】 （条目）

【学术交流】 （条目）

【设施建设】 （条目）

【特色工作】 （条目）

……

二、条目的分类及编写

（一）条目的分类

各学院、各部门的撰稿内容，可参照工作总结选材提炼和加工，但不能写成工作总结。

各学院（系、室、所）编写的条目按照上述要求确定，各部门编写的条目可根据本单位工作职能确定。“概况”条目记述本单位的基本情况，主要记述本单位工作全貌，反映综合性、系统性、连续性和可比性的情况。其中，本单位名称及负责人，均以当年名称和当年内任职为限，凡年内变更、任免情况应予说明。

（二）条目的编写

1.条目标题的选择：条目的立目原则是“大事不漏、小事不凑”。应从已完成的年度工作中认真筛选，选择大事、要事、新事、特事和确有价值、可供借鉴的事项立目记述。

条目标题要有概括性、新颖性和可检索性，务求真实、精练和准确，一般不超过15个字。

2.条目内容的写作：年鉴重在纪实，必须是事实主题或资料主题，采用说明文体，主要回答“怎么样”。

条目以提供资料为目的，以是否有用信息为标准，用精练的文字简明扼要地陈述其事实，既高度概括又写出深度。切忌按工作总结程式的“穿靴戴帽”，或使用空话套话、铺垫过渡，或记流水帐式的罗列过程等表述。

条目以介绍性说明为主，用简洁、平实的书面语言，用纪实的手法把事情发生、发展的来龙去脉写清楚，寓观点于叙事之中，使读者从中得出结论，获得信息，不需夹叙夹议。不做评论和结论。避免主观性、预测性、展望性、带感情色彩的语言。

三、年鉴文字规范

1.语言：年鉴语言必须字斟句酌，使用标准的书面语言，以具体资料和数据来记述事物，用语力求准确、规范，忌口语、模糊和空洞。

不用“大概”、“可能”、“大约”等模糊语言。避免使用“有所进步”、“有所提高”、“取得了长足发展”、“当前”、“最近”、“一个时期以来”、“上级有关部门”、“大幅度增长”等空洞语言。

规范书写各类名称，包括组织机构、会议、单位、地址、职称、文件、活动等。除特载、专题、引文外，一律不用代称，应直书其名。除约定俗成外，一般情况下不使用简称，如“教学管理办公室”不能写成“教学办”。若一个名称反复出现时，第一次应书写全称并注明简称，以下可书写简称。

2.称谓：年鉴称谓一律使用第三人称。

不使用诸如“我国”、“我省”、“我院”等表述，应当使用诸如“中国”、“江苏省”、“xx学院”等表述。

人物应直书其姓名，一般不用“同志”、“先生”、“女士”等称谓（文件、讲话等情况除外），必要时可加职务、职称、学位等，如xx教授、xx博士等，使用职务称谓时，应职务在前，姓名在后，如校长xxx。

涉及教师、学生情况，不用“老师、同学”称谓，而应当用“教师、学生”表述。

外国人名和外籍专家报告的表述应先写中文，将外文用括号标出，如：蒙代尔 (RobretMundell)、《科技英语写作的几个小窍门》（《AFewTipsonWritingScientificEnglish》）。

各种名称一般使用全称，也可使用含义明确的简称，如“211工程”等；不得使用含义不明的简称，如“四有”青年等。新名词或外来词在文稿中第一次出现时，应予以加注，还有“三进”、“一二三四”等数量词所指内容，也应予以加注。

3.时间：时间记述要具体准确，尽量具体到年月日，不使用“今年”、“明年”、“去年”、“上年”“几个月来”、“目前”、“不久前”等时间基准不清的词语。年鉴反映当年的事情，可用“年内”表述时间，也可直接交代“某月”或“某月某日”。

4.年份、年级、学年、班级名称、专业名称等不能缩写或简写。如：“2014年”不能写成“14年”；“2012级”不能写成“12级”；“2011/2012学年”不能写成“11/12学年”；“机电2013级1班”不能写成“机电131班”、“计算机科学与技术2011级1班”不能写成“计科111班”。

5.数字：年鉴中的数字除必须使用汉字数字外，凡是可以使用阿拉伯数字而且又很得体的，应尽量使用阿拉伯数字。遇特殊情形，可以灵活变通，但应力求保持全文相对统一。

条目内容记数用阿拉伯数字。如“7人（次）”、“20件”、“1230平方米”等。

定型的词、词组、成语、专用名词、会议名称、星期及惯用语等中作为词素的数字必须使用汉字。如一律、第三产业、七上八下、封二、党的十八大、星期五、一期工程等。整数一至十，如果不是出现在具有统计意义的一组数字中，可以使用汉字，但要照顾到上下文，求得局部体例上的一致。如三本书、六条意见、读了十遍、五个百分点。

含有月日简称表示事件、节日和其他意义的词组中的数字应当使用汉字，并外加双引号，避免歧义。但特别知名的可不加引号。涉及重要事件时，应用间隔号“·”将表示月和日的数字隔开；涉及其他月份时，不用间隔号。

6.标点符号：依照国家技术监督局发布的《标点符号用法》正确使用。

各种会议名称，一般不加任何标点符号（如引号或书名号等）。文件、讲话、报告等，应加“《》”号，不能用引号，一般性的荣誉称号及文体活动等不加引号。公文号中的年份使用六角括号“〔〕”括入，不用“ [] ”。

7.图表：表格制作要规范、定型、美观，具有连续性。按统计表格列示，必须有标题和表头，标题居中；图表需注明图注，要求直观、清晰、准确。统计数据要前后一致，总量与分量之和要一致。

四、年鉴书写格式

1.使用 word文档处理系统和A4型纸打印，自动默认页边距。

分目标题采用4号宋体加粗，单独设行。

条目标题加粗并加条目框【 】，与页边左对齐，空一格后接正文。叙述文字中尽量不出现表格，确实需要用表格表达的，可以用附表形式放在文后。

正文用5号宋体、1.5倍行距。正文内容层次较多的，可用条目分列，不用分层序书写。

引用文件要严格书写文件标题、发文机关名称和公文号。

2.表格编写时用Excel格式的，报送时需转换成Word格式。标题与表格之间空0.5行，表格内行列内容布置要得当，且按纸张窗口范围调整大小。