1、确保档案的齐全和完整。所谓档案的齐全，就是指机关各种门类和载体的所有档案都全部归档，所谓档案的完整是指归档的每一份档案都完好无缺。要做到这一点必须采取有效的措施：
（1）制定各种有约束力的规章制度，强化有关人员的档案意识，提高文书和档案人员的素质，建立正常的档案工作秩序；
（2）每个单位除了认真执行《机关文件材料归档和不归档的范围》的规定外，应结合本单位的情况，制定更具体、更完善的归档制度，使归档范围恰当，归档办法和要求明确，便于遵照执行；
（3）机关的立卷归档工作应纳入业务部门的职责范围，在建立岗位责任制或其他制度时，应把立卷归档工作作为其中的一项内容，从组织上保证档案的齐全完整；
（4）机关的文书部门与档案部门对收集到的文件材料必须严格按照鉴定原则和机关档案保管期限表的规定，结合本单位的实际进行鉴定，准确地确定档案的存毁，减少失误，使反映本机关重要实践活动和重要事件的材料都能归档。
　2、符合规范和标准。机关档案收集工作中要坚持机关档案的标准化和规范化。国家档案局制定了《机关档案工作条例》、《机关档案工作业务建设规范》、《档案保管期限表》、《机关文件材料归档和不归档的范围》等一系列有关档案工作的规范和标准，这些都是机关档案管理所要执行的。
3、保证及时和安全。档案是机关单位的一种资产、财富，是社会的宝贵的信息资源和国家档案全宗不可分割的组成部分。因此，任何单位和个人都应按规定及时归档，确保机关单位和国家档案全宗的完整。