通大档〔2005〕7号

关于印发《南通大学仪器设备类档案管理实施细则》的通知

各学院（室、所）、部门、群团组织、直属单位：

现将《南通大学仪器设备类档案管理实施细则》印发给你们，请认真遵照执行。

附件：南通大学仪器设备类档案归档范围与保管期限表

二○○五年九月二十六日

南通大学仪器设备类档案管理实施细则

第一条 为加强仪器设备档案的管理，充分发挥仪器设备档案在学校教学、科研管理等各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》和国家教委颁布的《高等学校档案工作规范》、国家档案局《归档文件整理规则》等法律、法规，结合我校实际，特制定本实施细则。

第二条 仪器设备档案是指在申请购置、验收使用、维修改造等各个环节中形成的具有保存价值和查考利用价值的文件材料。

第三条 仪器设备档案由档案馆集中统一管理。常用档案可复制一份或与档案馆办理长期借用手续存放在使用单位。使用单位要指定专人负责管理和利用，如有丢失或毁损，按《档案法》有关规定处理。

第四条 校档案馆负责对全校的仪器设备档案进行检查、监督和业务指导。

第五条 属于应归档的仪器设备到货开箱时，实验室与设备管理处应通知档案馆有关人员到场，现场检查验收设备的随机技术材料，并填写《南通大学仪器设备验收登记表》。

第六条 立卷与归档

（一）归档范围

1、归档范围主要包括综合管理、仪器设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修等过程中形成的文件材料、随机图样、说明书等（详见附件）。

2、归档的重点是作为学校固定资产，价值在10万元以上的国产与进口的高、精、尖仪器设备在购置过程中形成的文件材料和随机说明书。

3、对价值在5万元以下或5-10万元仪器设备档案的归档，可参照通大（2005）24号《南通大学仪器设备管理暂行办法》中第五章第十七条规定执行。

（二）归档原则与方法

1、实行“部门立卷归档”原则。即由实验室与设备管理处的兼职档案员在设备安装验收后将形成的技术文件材料整理归档。

2、根据设备技术材料成套性的特点，按设备项目进行组卷，并视材料多少组成一盒或数盒。组卷时，将最能反映购置情况的申购报告、批复、论证、合同、验收报告、进关免税和索赔等文件材料排放在前，其余技术性文件和随机图样、说明书等排列在后。

3、对引进设备中专用文件夹、超规格的说明书等按原状组卷归档，对其他文件材料应按规定要求组卷归档。

4、卷内文件的编号。在每份文件的右下角空白处用号码机编上页号，对反面有字的文件应在其左下角空白处编上页号。

5、卷内材料的折叠与整理。卷内材料要求三边（左、右、底边）平整。对大小不一的文件材料应及时折叠、加边或裁剪；对8 开纸张的文件材料，应将其折叠成琴键式；对破损的材料应及时修补，同时去除回形针等易生锈金属物。

6、卷内目录与备考表的填写。卷内目录按栏目要求分别用计算机输入后打印二份，一份放在每份档案的首页归档，一份自留备查。备考表应标明组卷使用中需说明的问题，并由立卷人和部门负责人分别签名。

7、卷内材料的书写。卷内材料一律用黑水碳素笔书写（不得使用圆珠笔）。

第七条 归档时间

仪器设备相关材料在验收完毕投入使用后二个月归档； 引进设备相关材料在索赔期满后二个月归档。

第八条 档案移交

档案移交时，交接双方须当面检查验收，合格后须填写《档案移交目录》，并经双方签字后各执一份备查。

第九条 本实施细则自发布之日起执行。

第十条 本实施细则由档案馆负责解释。

附件：

仪器设备类档案归档范围与保管期限表

类 目 名 称	归 档 范 围	保 管 期 限
一、 综合管理	1、上级关于仪器设备管理工作等文件。	长期
	2、本校关于仪器设备管理的规章制度。	长期
	3、本校关于仪器设备工作的年度计划、总结、情况报告、调查报告、会议记录和大事记等。	长期
	4、本校仪器设备购置计划、报告、批复及经费分配方案等。	长期
	5、本校仪器设备移交清册及设备报废、调拨报告及批复。	长期
	6、本校有关仪器设备业务工作的综合统计表。	长期
	7、本校实验室与设备管理处的全部发文（含发文原稿及文中附件材料）。
	8、其他有保存价值的材料。	长期
二、 仪器设备项目（十万元以上）	1、购置仪器设备的申购报告、计划、可行性论证报告及会议记录。	长期
	2、上级或主管领导准购的批复或批示。	长期
	3、订购合同。	长期
	4、进口购置仪器设备过程中有关技术商务文件。	长期
	5、装箱单和开箱验收记录、双方移交签字及保修文件。	长期
	6、验收报告。	长期
	7、索赔往来公函及处理结果材料。	长期
	8、全套随机技术资料。	长期
	9、重大事故的调查分析及处理意见。	长期
	10、其他有保存价值的文件材料	长期

注：与上述材料中相对应的电子文件也应一并拷贝入盘归档。