通大档〔2005〕6号

关于印发《南通大学科学研究类档案管理实施细则》的通知

各学院（室、所）、部门、群团组织、直属单位：

现将《南通大学科学研究类档案管理实施细则》印发给你们，请认真遵照执行。

附件：南通大学科学研究类档案归档范围与保管期限表

二○○五年九月二十六日

南通大学科学研究类档案管理实施细则

第一条 为加强我校科学研究档案管理，充分发挥科研档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》、国务院《科学技术档案工作条例》、国家教委、国家档案局《科学技术研究档案管理暂行规定》、教育部《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》、《高等学校档案实体分类法》、国家档案局《归档文件整理规则》等有关法律、法规，结合我校实际，特制定本实施细则。

第二条 科学研究档案是指在科学研究管理和科学研究实践活动中直接形成的具有保存价值的各种载体的文字、图表、声像材料和电子文件。

第三条 科学研究档案由档案馆集中统一管理并提供利用。档案馆负责对全校的科学研究档案工作进行检查、监督和业务指导。

第四条 科学研究档案按课题（项目）立卷归档。每项科研课题开始时，有关课题（项目）负责人必须指定专人收集、积累本项目形成的科技文件材料，并在课题或项目结束后二个月内负责整理材料报科学技术处备案，科学技术处负责将每年获得市政府或省级以上奖励的科研成果按课题或项目立卷归档。

第五条 为保证科技文件材料的齐全和完整，对拟组织鉴定或申报成果的科研课题（项目），科技处必须事先会同课题负责人、档案馆共同验收科技文件材料，经验收并确认合格后，有关部门才能组织鉴定、验收和申报成果。不提交科技档案或档案不完整、不齐全的项目，不能结题，也不能进行鉴定和申报各级奖励（具体参照通大[2005]29号关于《南通大学科研项目管理暂行办法》中第七条规定执行）.

第六条 对在重大、重要科研课题中取得负结果或因故中断的科技文件材料也应整理归档，但在归档时应附上情况说明，以备查。

第七条 科研档案管理工作是科研管理工作的重要组成部分，是科研活动的重要环节，因此，科研管理部门必须加强管理，要把档案管理工作纳入科学研究计划、规划、管理制度和有关人员的工作职责范围之内，与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合，实现科研工作与档案工作“三纳入、四同步”的规范管理。

第八条 立卷与归档

（一）归档原则

1、实行 “部门立卷归档”原则。即由科技文件材料形成部门和课题（项目）组的兼职档案员负责收集、鉴定、整理和立卷归档。

2、对科研管理文件 “按年度——问题立卷归档”原则。即根据科研管理和科研实践活动的形成规律组合立卷，一般应以问题为主，兼顾其他特征，使之保持文件材料间的有机联系。

3、对科研课题按“课题——项目立卷归档”原则，在结题或鉴定年度立卷归档。

（二）归档范围

1、归档范围主要包括科学研究工作的综合管理和科学研究过程中的前期准备、实验研究、总结鉴定、申报奖励、推广应用等五个阶段中技术文件材料（详见附件）。

2、归档的重点是本校承担或以本校为主承担的科研课题（项目）各阶段中形成的不同载体的文件材料（特别是实验研究阶段形成的数据及原始记录等）。

（三）立卷要求

1、对科研管理性文件材料的组卷。一般要求将相同问题、相同保管期限的材料放在同一卷内，若同一问题的文件材料数量多时可分别组卷，但每卷不超过200页。不同年度的文件材料不得放在一起组卷。对跨年度请示与批复，放在复文年组卷；跨年度的规划、计划，放在针对的第一年组卷；跨年度的总结、报告，放在针对的最后一年组卷；跨年度的会议放在开幕年立卷；跨年度的法规性文件归入公布或批准年度立卷。对密不可分的管理性文件材料，应按打印件在前，原稿在后；批件在前、请示或报告在后；正文在前，附件在后；转发文在前，被转发文在后；结论性文件在前，依据性文件在后的次序排列。对性质相同、相近的文件材料先分类，后再按时间顺序排列。

2、对科研课题（项目）材料的组卷。应视科技材料的多少组成一题一盒或一题数盒，将最能反映课题（项目）概况的开题文件、论文、专著、鉴定、成果申报与获奖等材料整理成组合卷，排放在该课题（项目）全部案卷之首，其余材料按科研阶段依次系统排列组卷，科研原始记录放在最后。

3、卷内文件的编号。在每份文件的右下角空白处用号码机编上页号，对反面有字的文件应在其左下角空白处编上页号。

4、 卷内材料的折叠与整理。卷内材料要求三边（左、右、底边）平整。对大小不一的文件材料应及时折叠、加边或裁剪；对8 开纸张的文件材料，应将其折叠成琴键式；对破损的材料应及时修补，同时去除回形针及易生锈金属物。

5、卷内目录与备考表的填写。卷内目录按栏目要求分别用计算机输入后打印二份，一份放在案卷首页，一份自留备查。备考表应标明组卷使用中需说明的问题，并由立卷人和部门（课题）负责人分别签名。

6、卷内材料的书写。卷内材料一律用黑水碳素笔书写（不得使用圆珠笔）。

第九条 归档时间。科研行政管理性文件于次年6月底前归档；科研课题在课题（项目）鉴定验收后2个月内归档。

第十条 归档移交

档案移交时交接双方须当面检查验收，合格后须填写《档案移交目录》，并经双方签字后各执一份备查。

第十一条 本实施细则自发布之日起执行。

第十二条 本实施细则由档案馆负责解释。

附件：

科学研究类档案归档范围与保管期限表

类 目 名 称	归 档 范 围	保 管 期 限
一、 综合管理	1、上级关于科学研究工作的指示、政策、法规、命令、办法、规定、通知等。	长期
	2、上级下达本校科研项目、计划、经费的文件。	长期
	3、上级关于科技开发管理的文件。	长期
	4、本校关于科研管理、科技开发等方面的规章制度。	永久
	5、本校科研工作规划、计划、总结、简报、情况汇报及阶段性检查报告等材料。	永久
	6、 本校召开科技工作大会，或举办各种学术讲座、学术活动、专题报告会、讨论会的全套文件材料。	永久
	7、 本校关于科研工作的请示、报告及上级批复等。	永久
	8、 本校关于科研成果、获奖项目、学术论文（论著）情况的调查表和各类科研统计报表。	永久
	9、 本校申报科研基金、科技成果、科研项目的全套材料及有关批复。	永久
	10、本校科技处年度工作计划、总结、处务会议记录和大事记。	永久
	11、本校学术委员会决定、决议、通知及会议记录等。	永久
	12、本校组织承办的国内外科技学术交流活动或工作会议的全套文件材料。	长期
	13、本校科技处的全部发文（含发文原稿及文中附件材料）。	长期
	14、其他有保存价值的文件材料。	长期
二、 科研课题（项目）	（一）科研准备阶段
	1、开题报告（或开题申请）	永久
	2、计划任务书（或协议、合同）	永久
	3、方案论证、预研报告（或调研报告）	永久
	4、审批文件（含领导批示）	永久
	5、阶段或年度计划执行报告、专题总结。	永久
	6、课题投资及预决算材料 。	永久
	（二）研究实验阶段
	1、实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录、数据处理和图表等。	永久
	2、研究工作阶段小结、年度报告。	永久
	3、配套的照片、声像材料	永久
	（三）总结鉴定阶段
	1、最终研究报告及与此有关的论文、专著。	永久
	2、专家评审意见，或使用单位的评价意见。	永久
	3、全套鉴定材料（鉴定代表名单、鉴定意见、会议记录、鉴定证书）或有关专业主管部门的验收、检测和证书等。	永久
	4、推广应用意见。	永久
	5、课题工作总结。	永久
	（四）申报奖励阶段
	1、科研成果登记表。	永久
	2、科研成果报告表。	永久
	3、科研成果奖励与申报材料。	永久
	4、科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书）原件或影印件。	永久
	5、专利申请、证书的原件或影印件。	永久
	（五）推广应用阶段
	1、转让合同或协议书	永久
	2、生产定形鉴定材料	永久
	3、成果被引用或投产或反馈意见	永久
	4、推广应用方案件实施情况	永久
	5、成果宣传报道材料	永久
	6、对外学术交流材料	永久

注：与上述材料中相对应的电子文件也应一并拷贝入盘归档。