通大档〔2005〕4号

关于印发《南通大学外事类归档文件整理实施细则（暂行）》的通知

各学院（室、所）、部门、群团组织、直属单位：

现将《南通大学外事类归档文件整理实施细则（暂行）》印发给你们，请认真遵照执行。

附件：南通大学外事类档案归档范围、保管期限、分类表

二○○五年九月二十六日

南通大学外事类归档文件整理实施细则（暂行）

第一章 总则

第一条 为了提高我校外事类档案（以下简称外事档案）的质量和管理水平，充分发挥外事档案在学校对外交流、教学、科研活动中的作用，并为考核外事档案工作提供依据，根据《中华人民共和国档案法》，教育部《普通高等学校档案分类法与高等学校档案工作规范》结合本校实际，特制定本实施细则。

第二条 本实施细则所指的外事类归档文件，是指我校在与外国团体或个人在学术研究、科技合作、人才交流、友好往来等活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表及声像载体材料。

第三条 本实施细则所指的归档文件整理，是指将归档文件以件为单位进行收集、鉴定、分类、组卷、排列、编号、编目，使之有序化的过程。

第二章 归档文件整理的组织工作

第四条 本校在外事工作中形成的具有保存价值的文件材料，严格实行部门立卷归档制度，由外事部门兼职档案员进行收集、整理，按照《南通大学外事类档案归档范围、保管期限、分类表》的规定定期向学校档案馆移交。

第五条 外事及有关部门兼职档案员应做好归档文件材料的积累、收集、登记、检查、保管。

第六条 档案馆有关人员必须严格履行岗位职责，加强与外事部门的联系，进行业务指导，严把质量检查关。

第三章 外事类归档文件的收集

第七条 文件归档范围的确定

一、确定归档范围的原则

1、归档的外事管理和外事活动形成的文件材料，必须对南通大学和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2、归档的外事文件材料，必须反映外事管理、外事活动的全过程，保证其完整、准确、系统。

3、归档的外事材料必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，体现涉外工作的职能和特点。

二、归档的主要内容和重点

1、归档的主要内容包括综合管理，出国（境）来校任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际会议、国际合作、留学生工作等方面，具体范围见附件。

2、归档的重点是重大涉外和国际合作项目、留学生工作中形成的不同载体的文件材料。

3、本校人员在国外获得的证书、奖状、奖章、奖品和外国赠送本校的有保存意义的纪念品、礼品，都应归档。不宜长期保存的可存影印件和清单。

三、不归档的文件材料

1、上级关于外事工作普发（不专指高校）、不办的文件；

2、未定稿的各种文件；

3、未生效的合同、协议书；

4、无查考利用价值的一般性、临时性函件

5、重份文件；校内各单位发来的文件；

第四章 归档文件的整理

第八条 文件归档的质量要求

一、根据《南通大学外事类档案归档范围、保管期限、分类表》的规定，归档的材料必须完整、系统，全面反映我校外事工作的历史面貌。

二、归档的外事文件材料，必须用兰黑或黑墨水书写，字迹工整、清晰，不得用圆珠笔、铅笔、红水笔书写。

三、对归档的文件材料进行分类立卷。

1、根据外事文件材料的形成规律以及内容、价值、数量密级和载体等实际情况，遵循保持文件材料之间有机联系和便于查考利用的组卷原则，以内容为主，将每组外事文件材料进行整理，组成一个或数个案卷。

2、对来校、出国（境）和国际合作，国际会议的文件材料中，上级文件、请示、报告、上级批复与国外来往信函等准备阶段的材料，按年度分类组卷，将国内和国（境）外活动期间形成的材料及派出回国后的综合性材料按活动性质分类组卷，各阶段密不可分的材料按正件在前、附件在后，印件在前、原稿在后，批复在前、请示在后顺序排列。

3、拆除卷内文件中的金属物，对破损的文件材料进行修补。

4、组卷的外事文件材料，按顺序编写页码，无论单面或双面，只要有书写符号的文件材料，每面均为一页，每卷页号均从1开始，页号位置标在非装订线一侧的下角，每卷总页数一般不超过200页。

5、填写案卷卷内目录和备考表。卷内目录可打印或手写，字迹要工整、清晰，不得涂改。文件材料如有缺少损坏等情况应在备考表中加以说明。立卷人和检查人均要签字，以示负责。

6、为案卷拟写标题，高度概括卷中文件内容，语句精炼，文字简明、确切，一般不超过50个字。

第九条 文件归档的时间要求

整理立卷后的外事文件，应在第二年的四月底前移交档案馆。

第十条 归档验收

向档案馆移交外事档案时，经档案馆检查合格后，双方在移交目录上签字，并各执一份存查。

南通大学外事类档案归档范围、保管期限、分类表（暂行）
分类号	序号	归档范围	保管期限	备注
WS11	1	上级关于外事工作的文件材料	长期
	①	针对本校需要长期贯彻执行的办法、规定等
	②	其余文件		资料
	2	本校外事工作规章制度	长期
	3	外事工作计划、总结、大事记、重要会议记录、简报	长期
	4	外事工作统计报表	永久
	5	外事工作表彰及申报材料	长期
	6	参加上级外事工作会议带回的文件材料	长期
	7	发文登记薄	短期
WS12	10	本校团体或个人出访的工作计划、总结、报告、批复、	永久或长期
		协议书、意向书、备忘录
	11	出席国际学术会议的论文	长期
	12	出国（境）讲学、研究人员有关材料	长期
	13	出国(境)进修、留学取得学位及研究成果论文和证书(影印件)	永久
WS13	14	外籍人士来校工作的文件材料	永久或长期
WS14	15	国际合作与会议材料	永久或长期
WS15	16	外国留学生工作文件材料	永久或长期