通大档〔2005〕9号

关于印发《南通大学实物档案归档管理办法》的通知

各学院（室、所）、部门、群团组织、直属单位：

现将《南通大学实物档案归档管理办法》印发给你们，请认真遵照执行。

二○○五年九月二十六日

南通大学实物档案归档整理办法

为加强我校实物档案的收集、整理与统一管理，有效保护和利用档案，根据国家有关规定，结合我校具体情况，特制定本办法。

一、实物档案是指以物质实体为载体，反映本单位历史真实面貌的特定物品。一般包括奖品、印信、名人字画、校际交流中收受的礼品及学校发展中有纪念意义的物品等。

二、收集范围

（一）奖品实物档案

本校在重大政治、经济、科学文化、科研、教学、外事、体育等活动中获得的市级以上（含市级）颁发的奖杯、奖状、奖章、奖牌、证书、证章、锦旗、荣誉册、光荣册等。

（二）印信实物档案

本校因机构变更或撤销、合并失效的印章，包括钢印、铜印、胶印、木印等。

（三）名人字画实物档案

党中央、国务院、省、市领导人及社会知名人士为学校作的题词、画作等。

（四）学校发展中有纪念意义的物品

建校以来使用过的校牌、匾等。

（五）本校与国内、外校际交往中收受的具有保存价值的礼品。

三、实物档案比较珍贵，均为永久保存。

四、收集办法：

1、每年年底一次性集中向校档案馆送交本单位当年获得的奖品、奖状。

2、送交时应附交实物档案的文字说明（见附件），并办理交接手续，交接清单一式二份。

3、外校赠送的礼品，各单位应将清单送档案馆，实用的继续使用；珍贵的，档案馆保存并办理交接手续。

4、各单位如需保留一段时间的，可保存一年后再送交档案馆，但应将文字说明送档案馆。也可随交随收。

附：“文字说明”要求

1、一般实物档案文字说明应包括：实物名称、材料规格、产生时间、制作单位、送交单位、送交时间。

2、奖品奖状文字说明应包括：奖品（状）名称、材料、级别、授奖单位、授奖时间、送交单位、送交时间。