通大档〔2005〕2号
关于印发《南通大学党群、行政归档文件整理实施细则（暂行）》的通知
各学院（室、所）、部门、群团组织、直属单位：
现将《南通大学党群、行政归档文件整理实施细则（暂行）》印发给你们，请认真遵照执行。
附件：南通大学党群、行政类档案归档范围、保管期限、分类表
二○○五年九月二十六日
南通大学党群、行政类归档文件整理实施细则（暂行）
第一章 总则
第一条 为了加强我校党群、行政类档案（以下简称党、政档案）工作的业务建设，逐步实现我校党、政档案工作的规范化，不断提高科学管理水平，有效地为学校各项工作和社会服务，并为考核党、政档案工作提供依据，根据国家档案局《归档文件整理规则》，教育部《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》和上级有关法规文件精神，结合我校实际，特制定本实施细则。
第二条 本实施细则所指的党政档案归档文件，是指本校在党群行政管理活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料。
第三条 本实施细则所指的归档文件整理，是指将归档文件以件为单位进行收集鉴定、分类、组卷、排列、编号、编目，使之有序化的过程。
第四条 归档文件的整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用，有利于降低保管成本与提高工作效率的原则。
第二章 归档文件整理的组织工作
第五条 本校各部门、学院在工作中形成的具有保存价值的党、政类文件材料，严格实行部门立卷归档制度，由部门、学院兼职档案人员进行收集、整理，按照《南通大学党群、行政类档案归档范围、保管期限、分类表》的规定定期向档案馆移交。
第六条 部门、学院兼职档案员应做好归档文件材料的平时积累，及时收集、严格登记、严格检查、妥善保管。
第七条 档案馆有关人员必须严格履行岗位职责，加强与部门、学院的联系，进行业务指导，认真细致，严把质量检查关。
第三章 归档文件的收集
第八条 文件归档范围的确定
一、确定归档范围的原则
（一）归档的党政文件材料必须对南通大学和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值。
（二）归档的党政文件材料必须反映我校党政部门职能活动的全过程，保证其完整、准确、系统。
（三）归档的党政文件材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此之间的有机联系，照顾不同部门的不同特点。
二、归档的主要内容和重点
（一）归档的主要内容包括党务、行政、工会、团委四个系统的内容，具体范围见附件。
（二）归档以本校形成的不同载体、不同形式的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料。其次是上级和其他单位发来的文、电及附件。上级来文中，应以针对学校的指令性、指导性文件为主。
三、不归档的文件材料
（一）上级机关普发供参阅、不办的文件材料；
（二）上级机关发来供工作参考的抄件；
（三）上级机关征求意见未定稿的文件；
（四）重份文件，校内各单位发来的文件；
（五）无查考作用价值的事务性、临时性文件；
（六）未经会议讨论，未经学校领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿，铅印文件的各次校对稿（学校主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；
（七）正式文件上摘录的供工作参阅的非证明材料；
（八）无保存价值的人民来信及信封；
（九）本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料；
（十）非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料
第四章 归档文件的整理
第九条 文件归档的质量要求
一、根据《南通大学党群、行政类档案归档范围、保管期限、分类表》的规定，归档的材料必须完整、系统，全面反映本单位党政工作历史面貌。
二、归档的文件材料，必须用兰黑或黑墨水书写，禁止使用圆珠笔、铅笔、红水笔，字迹工整、清晰。
三、对归档的文件材料进行分类立卷
（一）立卷原则
部门立卷应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当照顾保存价值，分类组卷，以能准确、全面反映我校真实面貌和部门、学院的主要职能活动，便于查找利用为原则。
（二）立卷分工
1、中共中央、国务院、省、地、市党委、人民政府，教育部以及国务院有关部门、委下达的文、电材料，综合性的，由党办、校办立卷归档，专业性的或具体业务性的，由各承办单位立卷归档。
2、以党委、学校名义的发文，由党办、校办分别立卷归档（一般应保存三份），以部门名义的发文，由各部门立卷归档。
3、党委和学校召开的代表大会、全委会、常委会、扩大会、办公会所形成的材料，由党办、校办分别立卷归档。职能部门以党委和学校名义召开的全校性专门会议、干部会议所形成的材料，由主办单位立卷归档。
4、校内各单位向党委、学校的请示、报告及相应的批复、批转的原件，由党办或校办立卷归档，请示、报告的原稿及批转、批复的复制件，则由报文单位立卷归档。
5、两个以上单位共同办理的文件，由主办单位立卷归档，非主办单位只保存复制本。
6、各临时机构形成的材料，应在撤销前做好整理工作，移交隶属单位或档案部门保存，任何人不得带入其他单位。
7、重要的人民来信来访材料，由承办单位立卷归档。
（三）立卷程序
1、检查案卷的文件成份。文件是否收集齐全完整，同时检查案卷中有无不需要立卷归档的文件材料。
2、检查案卷文件的联系。依照案卷类目纠正案卷之间文件归卷不统一，相互混淆重复或拆散文件联系的现象。
3、检查案卷文件保存价值。察看各案卷中文件保存价值是否有差异，各部门之间是否大体一致。
4、检查案卷文件数量。一般不超过200页。对同一问题文件数量多的，宜酌情适当分类。问题单一，文件数量少者可组薄卷。
（四）分类组卷
先将文件按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成年度，跨年度的请示与批复，归入批复年度，跨年度的规划、计划，归入文件针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件，归入会议开幕的年度；跨年度的非诉讼案件材料，应归入结束年度；按学年处理的文件归入专门年度。在年度下，将文件再按其内容所反映的问题分开组卷，还要注意将文件按照规定的不同保管期限分开。
（五）卷内文件排列
批复、批示在前，请示、报告在后；
正本在前，定稿在后；
转发件在前，被转发件在后；
非诉讼案件结论在前，依据性材料在后；
其它文件材料按时间顺序排列。
四、编号
（一）编页号。文件无论单面或双面只要有书写文字，均要一页编一个页号，位置在非装订线的下侧。
（二）编件号。一个文件算一件，文件的正稿和定稿，正件和附件均算一件。
五、填写卷内文件目录、备考表
（一）卷内文件目录一式两份，一份附案卷上，一份作为部门、学院向档案馆移交案卷时的交接凭据。
（二）顺序号：以卷内文件排列先后顺序填写的序号。
（三）文号：文件制发机关的发文字号。
（四）责任者：形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者。
（五）题名：即文件标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“[ ]”号。
（六）日期：文件形成时间。填写时可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月、日数的右下角加“.”号。
（七）页号：卷内文件起止之页的编号。
（八）卷内文件如有缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，管理人员应及时在备考表中填写。
（九）立卷人：由组成本卷的责任者签名。
（十）检查人：由对案卷质量进行审核的责任者签名。
六、拟写案卷标题
（一）要求：
1、熟悉卷内文件情况；
2、高度概括文件内容；
3、文字简明、确切，一般不超过50个字。
（二）结构：作者+问题+名称或责任者+内容+文种
第十条 文件归档的时间
整理立卷后的文件材料，应在第二年的四月底前向档案馆文书档案室移交。对于某些专门文件或个别业务单位的文件，为了方便于日常工作，归档时间可以根据实际情况适当延长。
第十一条 归档验收
部门、学院整理好案卷，向档案馆移交时，经档案馆检查合格后，双方在移交目录上签字，并各执一份存查。
| 南通大学党群、行政类 | ||||
| 档案归档范围、保管期限、分类表 | ||||
| 1、党委办公室 | ||||
| 分类号 | 序号 | 归档范围 | 保管期限 | 备注 |
| DQ11 | 1 | 上级党组织关于党的建设的文件材料 | 长期 | |
| ① | 针对本校需长期贯彻执行的办法、规定等 | |||
| ② | 其余文件 | 资料 | ||
| 2 | 本校党代会文件材料 | 永久 | ||
| ① | 大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导 | |||
| 讲话稿、照片、录音、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单; | ||||
| 候选人登记表和情况介绍;大会选举办法、选举结果和上级批复等 | ||||
| ② | 提案及办理情况;会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录等 | 长期 | ||
| ③ | 参考文件;工作人员名单:工作证;代表证、列席证及选票式样 | 短期 | ||
| 3 | 本校党委会、党委扩大会、常委会、常委扩大会、书记校长联席会、党 | 永久 | ||
| 委中心组会议记录 | ||||
| 4 | 校领导民主生活会材料* | 长期 | ||
| 5 | 党委工作计划、总结 | 永久 | ||
| 6 | 党委发布的决定、办法、规定、通报、通知等 | 永久 | ||
| 7 | 以党委名义召开的工作会议材料 | 永久 | ||
| 8 | 《改革与发展动态》 | 永久 | ||
| 9 | 本校党群系统启用印章的文件 | 永久 | ||
| 10 | 重要的综合统计材料 | 永久 | ||
| 11 | 党委工作检查评估材料 | 长期 | ||
| 12 | 党员的奖励、处分材料 | 长期 | ||
| 13 | 有领导批示的群众来信、来访及处理材料 | 长期 | 秘密 | |
| DQ11 | 14 | 校党委和上级党委调研、检查、巡视本校工作形成的文件材料 | 永久 | |
| 15 | 党委关于国家安全*、保密*、秘书、信息工作的文件 | 长期 | ||
| 16 | 党委各部、委、办、院党委(总支)、直属支部报党委的报告、请示及 | 长期 | ||
| 批复 | ||||
| 17 | 党委与有关机关联系、协商工作的来往文件 | 长期 | ||
| 18 | 大事记 | 长期 | ||
| 19 | 校领导参加上级党务工作会议带回的文件材料 | 长期 | ||
| 20 | 收发文登记薄 | 短期 | ||
| 21 | 党群系统月份工作要点 | 短期 | ||
| 22 | 校党委发文的电子版本 | |||
| 注:有"*"表示密级为秘密,其余为公开,以下类同 | ||||
| 2、组织部 | ||||
| 分类号 | 序号 | 归档范围 | 保管期限 | 备注 |
| DQ13 | 1 | 上级关于组织工作的文件 | 永久或长期 | |
| ① | 针对本校需要长期贯彻执行的办法、规定等 | |||
| ② | 其余文件 | 资料 | ||
| 2 | 本校组织工作计划、总结、报告;本校组织工作规章制度 | 长期 | ||
| 3 | 本校组织机构设置、变动的请示及决定、批复、通知 | 永久 | ||
| 4 | 上级、本校干部任免、调动的请示、决定、批复、通知 | 永久 | ||
| 5 | 本校处级干部公开选拔、竞争上岗及聘任材料 | 永久 | ||
| 6 | 干部挂职、支边、知识分子工作材料 | 长期 | ||
| 7 | 后备干部队伍建设材料* | 长期 | ||
| 8 | 干部考核材料 | 长期 | ||
| 9 | 干部交流计划、考察报告、总结及有关管理材料 | 长期 | ||
| 10 | 干部教育管理、培训方面的文件材料 | 长期 | ||
| 11 | 副处级以上干部名册 | 永久 | ||
| 12 | 落实政策的有关材料 | 长期 | ||
| 13 | 本校发展党员工作规划、计划、总结、报告 | 长期 | ||
| 14 | 本校党员组织关系接、转及党员、党费管理材料 | 长期 | ||
| 15 | 党内统计报表 | 永久 | ||
| 16 | 党支部、党员目标管理材料 | 长期 | ||
| 17 | 党员名册 | 长期 | ||
| 18 | 发展新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料 | 长期 | ||
| 19 | 党员自费留学、探亲期间保留党籍材料 | 长期 | ||
| 20 | 基层党组织建立、调整、换届选举材料 | 长期 | ||
| 21 | 民主评议党员工作材料 | 长期 | ||
| 22 | 表彰先进优秀党员和先进党组织、文件材料 | 长期 | ||
| 23 | 处分党员的文件材料* | 长期 | ||
| DQ13 | 24 | 党建研究会材料 | 长期 | |
| 25 | 选调毕业生材料 | 长期 | ||
| 26 | 出席市级以上党代会代表名单、登记表及有关材料 | 长期 | ||
| 27 | 大事记、重要会议记录 | 长期 | ||
| 28 | 参加上级组织工作会议带回的文件材料 | 短期 | ||
| 29 | 发文登记薄 | 短期 | ||
| WS12 | 30 | 出国(境)人员审查批件、备案表 | 长期 | |
| 3、党校 | ||||
| 分类号 | 序号 | 类目名称 | 保管期限 | 备注 |
| DQ13 | 1 | 上级关于党校工作的文件材料 | 长期 | |
| ① | 针对本校需要长期贯彻执行的办法、规定等 | |||
| ② | 其余文件 | 资料 | ||
| 2 | 党校工作计划、总结、规章制度 | 长期 | ||
| 3 | 党校工作表彰及申报材料 | 长期 | ||
| 4 | 党校培训班材料 | 短期 | ||
| 4、宣传部 | ||||
| 分类号 | 序号 | 归档范围 | 保管期限 | 备注 |
| DQ14 | 1 | 上级关于宣传工作的文件 | 长期 | |
| ① | 针对本校需要长期贯彻执行的办法、规定等 | |||
| ② | 其余文件 | 资料 | ||
| 2 | 本校宣传思想工作计划及有关材料 | 长期 | ||
| 3 | 本校宣传工作规章制度 | 长期 | ||
| 4 | 教职工政治思想工作动态、调查材料及重要的统计报表 | 长期 | ||
| 5 | 本校中心组、党员、教职工政治学习计划、总结 | 长期 | ||
| 6 | 反映本校各方面工作情况剪报、图表及照片、录音、录像、光盘等材料 | 永久 | ||
| 7 | 本校精神文明建设材料 | 长期 | ||
| 8 | 上级关于普法工作的文件 | 长期 | ||
| ① | 针对本校的文件 | |||
| ② | 其余文件 | 资料 | ||
| 9 | 本校普法工作规划、计划、总结材料 | 长期 | ||
| 10 | 本校思想政治教育研究会材料 | 长期 | ||
| 11 | 宣传思想工作表彰及申报材料 | 长期 | ||
| 12 | 大事记、重要会议记录 | 长期 | ||
| 13 | 参加上级宣传思想工作会议带回的文件材料 | 短期 | ||
| 5、统战部 | ||||
| 分类号 | 序号 | 归档范围 | 保管期限 | 备注 |
| DQ15 | 1 | 上级关于统战工作的文件 | 长期 | |
| ① | 针对本校需要长期贯彻执行的办法、规定等 | |||
| ② | 其余文件 | 资料 | ||
| 2 | 本校统战工作计划、总结 | 长期 | ||
| 3 | 本校统战工作规章制度 | 长期 | ||
| 4 | 统战工作情况调查、典型材料、统计报表 | 永久 | ||
| 5 | 校领导与党外人士联系交友的材料及统战工作网络人员名册 | 短期 | ||
| 6 | 本校各级人大代表、政协委员名单及审批材料 | 永久 | ||
| 7 | 本校各民主党派总支(支部)负责人、成员名册及换届选举材料 | 长期 | ||
| 8 | 本校侨务、少数民族、宗教工作材料 | 长期 | ||
| 9 | 统战工作表彰及申报材料 | 长期 | ||
| 10 | 重要会议记录、大事记 | 长期 | ||
| 11 | 参加上级统战工作会议带回的文件材料 | 短期 | ||
| 12 | 发文登记薄 | 短期 | ||
| 6、纪委、监察处 | ||||
| 分类号 | 序号 | 类目名称 | 保管期限 | 备注 |
| DQ12 | 1 | 上级关于纪检、监察、信访工作的文件 | 永久或长期 | |
| ① | 针对本校需要长期贯彻执行的办法、规定等 | |||
| ② | 其余文件 | 资料 | ||
| 2 | 本校纪检、监察、信访工作规章制度、大事记 | 长期 | ||
| 3 | 本校纪检、监察、信访工作计划、报告、总结、通报、通知、调查材料 | 长期 | ||
| 4 | 纪检、监察、信访工作重要统计报表 | 永久 | ||
| 5 | 纪检、监察、信访会议记录、纪要 | 长期 | 秘密 | |
| 6 | 党员处分、复查材料 | 长期 | ||
| 7 | 监察权限内的处分、复查材料* | 长期 | ||
| 8 | 群众来信、来访及处理材料* | 短期 | ||
| 9 | 党风廉政建设专项治理材料 | 长期 | ||
| 10 | 纪检、监察、信访工作表彰及申报材料 | 长期 | ||
| 11 | 参加上级纪检、监察、信访工作会议带回的文件材料 | 短期 | ||
| 12 | 纪检、监察、信访工作网络人员名单 | 短期 | ||
| 13 | 收发文登记薄 | 短期 | ||
| 8、人武部、保卫处 | ||||
| 分类号 | 序号 | 归档范围 | 保管期限 | 备注 |
| XZ14 | 1 | 上级关于人武、人防、民兵、军训、国防教育、双拥工作的文件 | 长期 | |
| ① | 针对本校需要长期贯彻执行的办法、规定等 | |||
| ② | 其余文件 | 资料 | ||
| 2 | 本校人武工作计划、总结及规章制度、重要会议记录、大事记、统计材料 | 长期 | ||
| 3 | 军训、国防教育、人防工作材料 | 长期 | ||
| 4 | 双拥、军民共建、优抚工作材料 | 长期 | ||
| 5 | 复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表 | 长期 | ||
| 6 | 人武工作表彰及申报材料 | 长期 | ||
| 7 | 在校学生征兵规定、办法、入伍学生名单及有关材料 | 长期 | ||
| 8 | 参加上级人武工作会议带回的文件材料 | 短期 | ||
| 9 | 发文登记薄 | 短期 | ||
| 10 | 上级关于保卫工作的文件 | 长期 | ||
| ① | 针对本校需要长期贯彻执行的办法、规定等 | |||
| ② | 其余文件 | 资料 | ||
| 11 | 本校保卫工作规章制度 | 长期 | ||
| 12 | 本校保卫工作计划、总结、重要会议记录、大事记 | 长期 | ||
| 13 | 保卫工作统计报表 | |||
| 14 | 本校发生案件侦察、调查、处分结论材料及上级的指示、批复、判决书 | 长期 | ||
| 15 | 本校学生和教职工集体户口、暂住人员户籍管理材料 | 长期 | ||
| 16 | 消防工作网络人员名单及管理材料 | 长期 | ||
| 17 | 保卫工作表彰及申报材料 | 长期 | ||
| 18 | 参加上级保卫工作会议带回的文件材料 | 短期 | ||
| 19 | 发文登记薄 | 短期 | ||
| 9、校长办公室 | ||||
| 分类号 | 序号 | 归档范围 | 保管期限 | 备注 |
| XZ11 | 1 | 上级关于高校行政管理的综合性文件 | 永久或长期 | |
| ① | 针对本校需要长期贯彻执行的文件 | |||
| ② | 其余文件 | 资料 | ||
| 2 | 本校教育事业改革、发展规划、计划、方案及上级批复 | 永久 | ||
| 3 | 学校年度、学期工作计划、报告、总结 | 永久 | ||
| 4 | 全校性的行政类规章制度 | 永久 | ||
| 5 | 校长办公会、校长书记碰头会、校务委员会会议记录、纪要 | 永久 | ||
| 6 | 学校行政类评估材料 | 永久 | ||
| 7 | 校风建设检查评估材料 | 长期 | ||
| 8 | 本校向上级的请示及批复 | 永久或长期 | ||
| 9 | 校领导在会上的重要讲话和参加校外会议发言稿 | 长期 | ||
| 10 | 本校各学院、各部门的请示及学校的批复 | 短期 | ||
| 11 | 本校与有关单位签订的合同、协议书、意向书、备忘录 | 永久 | ||
| 12 | 行政系统启用或废止印章的文件 | 永久 | ||
| 13 | 本校史志、年鉴、历史沿革、简介、重要文件汇编材料 | 永久 | ||
| 14 | 校办编写的大事记、简报、信息、动态 | 永久 | ||
| 15 | 学年初高基报表及综合统计材料 | 永久 | ||
| 16 | 校庆工作材料 | 永久 | ||
| 17 | 有关行政文秘工作的文件材料 | 长期或短期 | ||
| 18 | 有关行政接待工作的文件材料 | 长期或短期 | ||
| 19 | 综合性表彰及申报材料 | 长期 | ||
| 20 | 调研材料:提供校领导决策参与的工作方案、建议等 | 长期 | ||
| 21 | 校友会、董事会材料 | 长期 | ||
| 22 | 重要的群众来信、来访、校长信箱材料*,校领导接待日记录* | 短期 | ||
| 23 | 上级领导来校视察,检查工作的讲话、题词、照片、录音、录像材料 | 长期 | ||
| XZ11 | 24 | 普选工作材料 | 长期 | |
| ① | 选举领导小组成员名单、工作总结、选举结果、报表、统计表及正式代表 | |||
| 候选人情况表 | ||||
| ② | 其余材料 | 资料 | ||
| 25 | 全校性的会议、活动材料 | 永久或长期 | ||
| 26 | 全校行政月份工作要点、每周工作安排 | 短期 | ||
| 27 | 领导参与上级行政工会会议带回的文件材料 | 短期 | ||
| 28 | 收发文登记薄 | 短期 | ||
| 10、人事处 | ||||
| 分类号 | 序号 | 归档范围 | 保管期限 | 备注 |
| XZ12 | 1 | 上级关于人事工作的文件 | 永久或长期 | |
| ① | 针对本校需要长期贯彻执行的办法、规定等 | |||
| ② | 其余文件 | 资料 | ||
| 2 | 本校人事工作规章制度 | 长期 | ||
| 3 | 人事工作计划、总结、调查材料、大事记、重要会议记录 | 永久 | ||
| 4 | 关于机构、编制规划、计划报告及上级批复 | 永久 | ||
| 5 | 关于校内机构设置、调整及人事处权限内干部任免的文件材料 | 永久 | ||
| 6 | 表彰和奖励先进集体、先进个人的材料 | 长期 | ||
| 7 | 处分教职工的调查材料和复查、撤消处分的材料 | 长期 | ||
| 8 | 教职工培训、考核材料 | 长期 | ||
| 9 | 师资培养、管理工作规划、计划、规定、总结 | 永久 | ||
| 10 | 教师进修计划安排、总结 | 长期 | ||
| 11 | 教师工作量规定、业务考核材料 | 长期 | ||
| 12 | 教职工聘任方面有关材料 | 长期 | ||
| 13 | 教职工评定、聘任专业技术职务、技术等级的文件材料 | 长期 | ||
| 14 | 人事统计报表及教职工名册、干部名册 | 永久 | ||
| 15 | 教职工转正定级材料 | 长期 | ||
| 16 | 教职工录用、调进、调出、离退休及反聘材料 | 长期 | ||
| 17 | 教职工校内调动、辞退、辞职的材料 | 长期 | ||
| 18 | 本校享受政府特殊津贴的名单及有关材料 | 永久 | ||
| 19 | 国家省、市级有贡献的中青年专家、专业技术拔尖人才的名单及有关材料 | 永久 | ||
| 20 | 教职工离休、退休及有关荣誉证书授予工作的材料 | 长期 | ||
| 21 | 授予外单位人员名誉称号、教职工援外、支边材料 | 长期 | ||
| 22 | 临时工使用管理工作的文件材料 | 长期 | ||
| 23 | 教职工工资审批表及工资调整材料、名册 | 永久 | ||
| XZ12 | 24 | 教职工校内津贴、奖金、福利(评残、工伤、死亡、抚恤、保险、福利等) | 长期 | |
| 工作材料 | ||||
| 25 | 重要的人民来信、来访及处理材料* | 长期 | ||
| 26 | 人才交流中心形成的文件材料 | 长期 | ||
| 27 | 参加上级人事工作会议带回的文件材料 | 短期 | ||
| 28 | 发文登记薄 | 短期 | ||
| 29 | 重要的来信、来访材料 | 长期或短期 | ||
| 30 | 人事档案管理的文件材料 | 长期 | ||
| 11、离退休人员工作处 | ||||
| 分类号 | 序号 | 归档范围 | 保管期限 | 备注 |
| XZ12 | 1 | 上级关于离退休管理工作的文件 | 短期 | |
| 2 | 本校在离退休工作中形成的文件材料 | 长期 | ||
| ① | 针对本校需要长期贯彻执行的办法、规定等 | |||
| ② | 其余文件 | 资料 | ||
| 3 | 本校离退休管理工作规章制度 | 长期 | ||
| 4 | 本处工作计划、总结、重要会议记录、大事记 | 长期 | ||
| 5 | 组织开展全校离退休人员重要活动材料 | 长期或短期 | ||
| 6 | 离退休人员情况统计资料、花名册 | 永久 | ||
| 7 | 离退休党总支工作中形成的文件材料 | 长期 | ||
| 8 | 离退休工作表彰及申报材料 | 长期 | ||
| 9 | 开展尊老、敬老、爱老等活动的文件材料 | 长期 | ||
| 10 | 发文登记薄 | 短期 | ||
| 12、财务处（国有资产管理部分） | ||||
| XZ15 | 1 | 上级关于国有资产管理工作的文件 | 长期 | |
| ① | 针对本校需要长期贯彻执行的办法、规定等 | |||
| ② | 其余文件 | 资料 | ||
| 2 | 本校国有资产管理工作规章制度、大事记 | 长期 | ||
| 3 | 本校土地产权材料 | 永久 | ||
| 4 | 本校房屋产权材料 | 永久 | ||
| 5 | 对外签订的土地、房屋鉴定材料 | 永久 | ||
| 6 | 全校房屋拆除、危房鉴定材料 | 长期 | ||
| 7 | 公有住房出售评估材料 | 永久 | ||
| 8 | 职工购买公有住房申请、审批材料 | 永久 | ||
| 9 | 教职工住房货币补贴审批表、金额发放汇总表 | 永久 | ||
| 10 | 全校资产清查材料 | 长期 | ||
| 11 | 全校资产处置材料 | 长期 | ||
| 12 | 校内产权变动材料 | 长期 | ||
| 13、审计处 | ||||
| 分类号 | 序号 | 归档范围 | 保管期限 | 备注 |
| XZ13 | 1 | 上级有关审计工作的文件 | 长期 | |
| ① | 针对本校需要长期贯彻执行的办法、规定等 | |||
| ② | 其余文件 | 资料 | ||
| 2 | 本校审计工作的规章制度 | 长期 | ||
| 3 | 本处工作计划、总结、重要会议记录、大事记 | 长期 | ||
| 4 | 审计工作统计报表 | 长期 | ||
| 5 | 审计工作表彰及申报材料 | 长期 | ||
| 6 | 各类审计活动的计划、报告、结论、处理决定及调查材料 | 长期 | ||
| 7 | 被审计部门的申诉及复审报告和决定 | 长期 | ||
| 8 | 参加上级审计工作会议带回的文件材料 | 短期 | ||
| 9 | 发文登记薄 | 短期 | ||
| 14、发展规划处 | ||||
| 分类号 | 序号 | 归档范围 | 保管期限 | 备注 |
| XZ11 | 1 | 上级关于高校发展规划工作的文件 | 长期 | |
| ① | 针对本校需要长期贯彻执行的办法、规定等 | |||
| ② | 其余文件 | 资料 | ||
| 2 | 本校有关规划发展工作的规章制度 | 长期 | ||
| 3 | 本校发展规划、计划、总结、调研报告 | 长期 | ||
| 4 | 大事记、重要会议记录 | 长期 | ||
| 5 | 为学校重大问题提出决策的备选方案 | 长期 | ||
| 6 | 发文登记薄 | 短期 | ||
| 7 | 参加上级有关会议材料 | 短期 | ||
| 15、后勤管理处 | ||||
| 分类号 | 序号 | 归档范围 | 保管期限 | 备注 |
| XZ15 | 1 | 后勤党总支工作中形成的文件材料 | 长期 | |
| 2 | 上级关于后勤管理工作的文件 | |||
| ① | 针对本校需要长期贯彻执行的办法、规定等材料 | 长期 | ||
| ② | 其余文件 | 资料 | ||
| 3 | 本校后勤管理规章制度、大事记 | 长期 | ||
| 4 | 本处工作计划、总结、重要会议记录、各类统计材料 | 长期 | ||
| 5 | 与后勤服务集团签订的有关协议、合同等材料 | 长期 | ||
| 6 | 后勤事务管理科形成的材料 | 长期 | ||
| 7 | 房地产管理科形成的材料 | 长期 | ||
| 8 | 医疗卫生管理科形成的材料 | 长期 | ||
| 9 | 后勤工作表彰及申报材料 | 长期 | ||
| 10 | 参加上级后勤管理工作会议带回的文件材料 | 短期 | ||
| 11 | 上级关于计划生育工作文件 | 长期 | ||
| ① | 针对本校需要长期贯彻执行的办法、规定等 | |||
| ② | 其余文件 | 资料 | ||
| 12 | 本校计划生育工作计划、总结、责任书及统计报表 | 长期 | ||
| 13 | 领取独生子女证职工名册 | 长期 | ||
| 14 | 发文登记簿 | 短期 | ||
| 16、工会 | ||||
| 分类号 | 序号 | 归档范围 | 保管期限 | 备注 |
| DQ16 | 1 | 上级有关工会工作的文件 | 长期 | |
| ① | 针对本校需要长期贯彻执行的办法、规定等 | |||
| ② | 其余文件 | 资料 | ||
| 2 | 工会工作计划、总结 | 长期 | ||
| 3 | 本校工会工作规章制度 | 长期 | ||
| 4 | 工会重要的会议记录、纪要、工作简报、大事记 | 长期 | ||
| 5 | 教职工代表大会文件材料 | |||
| ① | 请示、批复、通知、名单、议程、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言、 | 长期 | ||
| 录音、录像材料 | ||||
| ② | 重要的贺信、贺电、提案、纪要等 | 长期 | ||
| 6 | 教代会工作机构及下设工作委员会形成的文件材料 | 长期 | ||
| 7 | 表彰工会工作先进集体、先进个人及申报材料 | 长期 | ||
| 8 | 处分会员有关材料* | 长期 | ||
| 9 | 基层工会组织统计报表 | 永久 | ||
| 10 | 工会干部名册、会员名册、登记表 | 长期 | ||
| 11 | 工会权限内的机构调整、干部任免材料 | 长期 | ||
| 12 | 校、院、机关工会举办的以及组织参加的重大活动获奖名单及材料 | 长期 | ||
| 13 | 教职工运动会材料 | 长期 | ||
| 14 | 本校出席上级工代会、教代会、妇代会代表名单、发言材料等材料 | 长期 | ||
| 15 | 授予本校三十年教龄荣誉证书名单及有关材料 | |||
| 16 | 民事调整工作计划、总结、组织网络人员名单 | 长期 | ||
| 17 | 参加上级工会会议带回的重要文件材料 | 短期 | ||
| 18 | 发文登记薄 | 短期 | ||
| 17、团委 | ||||
| 分类号 | 序号 | 归档范围 | 保管期限 | 备注 |
| DQ17 | 1 | 上级关于共青团工作的文件 | 长期 | |
| ① | 针对本校需要长期贯彻执行的办法、规定等 | |||
| ② | 其余文件 | 资料 | ||
| 2 | 校团委工作计划、总结、重要会议记录、大事记 | 长期 | ||
| 3 | 校团委规章制度 | 长期 | ||
| 4 | 团代会材料 | |||
| ① | 通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会 | 永久 | ||
| 通过的文件 | ||||
| ② | 其它 | 短期 | ||
| 5 | 学代会材料 | |||
| ① | 通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会 | 永久 | ||
| 通过的文件 | ||||
| ② | 其它 | 短期 | ||
| 6 | 暑期大学生社会实践活动的计划、总结及有关媒体报道的材料 | 长期 | ||
| 7 | 表彰和奖励先进团组织、优秀团干、优秀团员的材料;处分团员的材料 | 长期 | ||
| 8 | 团工作检查评估材料 | 长期 | ||
| 9 | 团内机构设置、调整材料 | 长期 | ||
| 10 | 团组织统计报表 | 永久 | ||
| 11 | 团组织关系接、转及团籍变更材料 | 长期 | ||
| 12 | 团干部名册、团员名册 | 长期 | ||
| 13 | 青年共产主义学校形成的重要材料 | 长期 | ||
| 14 | 校、院团委组织的其它有意义、有特色的活动材料 | 短期 | ||
| 15 | 学生会、研究生会工作计划、总结、简报 | 短期 | ||
| 16 | 学生会、研究生会各学会、社团活动的材料 | 短期 | ||
| 17 | 参加上级团、学联工作会议带回的文件材料 | 短期 | ||
| 18 | 发文登记薄 | 短期 | ||
| 18、图书馆 | ||||
| 分类号 | 序号 | 归档范围 | 保管期限 | 备注 |
| XZ16 | 1 | 上级关于图书馆工作的文件 | 长期 | |
| ① | 针对本校需要长期贯彻执行的办法、规定等 | |||
| ② | 其余文件 | 资料 | ||
| 2 | 图书馆工作规章制度 | 长期 | ||
| 3 | 图书馆工作规划、计划、总结、大事记、重要会议记录 | 长期 | ||
| 4 | 图书馆工作表彰及申报材料 | 长期 | ||
| 5 | 图书馆概况及统计报表 | 永久 | ||
| 6 | 图书馆工作评估材料 | 永久 | ||
| 7 | 参加上级图书馆工作会议带回的文件材料<,> | 长期 | ||
,
8 发文登记薄
| 短期 | ||||
| 19、档案馆(校史馆) | ||||
| 分类号 | 序号 | 归档范围 | 保管期限 | 备注 |
| XZ16 | 1 | 上级关于档案工作的文件材料 | 长期 | |
| ① | 对本校需要长期贯彻执行的办法、规定等 | |||
| ② | 其余文件 | 资料 | ||
| 2 | 本校档案工作规章制度 | 长期 | ||
| 3 | 档案工作规划、计划、总结、大事记、重要会议记录 | 长期 | ||
| 4 | 档案工作表彰及申报材料 | 长期 | ||
| 5 | 档案工作概况及统计报表 | 永久 | ||
| 6 | 档案工作指南、全宗介绍、档案编研材料 | 永久 | ||
| 7 | 档案工作评估材料 | 长期 | ||
| 8 | 本校档案工作委员会、网络人员名单 | 长期 | ||
| 9 | 档案业务指导、检查、督促工作中形成的文件材料 | 长期 | ||
| 10 | 校史馆工作形成的文件材料 | 长期 | ||
| 11 | 参加上级档案工作会议带回的文件材料 | 短期 | ||
| 12 | 发文登记薄 | 短期 | ||
| 20、后勤集团 | ||||
| 分类号 | 序号 | 归档范围 | 保管期限 | 备注 |
| XZ15 | 1 | 后勤服务集团党总支工作形成的文件材料 | 长期 | |
| 上级关于后勤服务集团工作的文件 | ||||
| ① | 针对本校需要长期贯彻执行的办法、规定等 | 资料 | ||
| ② | 其余文件 | 长期 | ||
| 2 | 后勤服务集团工作规章制度 | 长期 | ||
| 3 | 后勤服务集团工作计划、总结、大事记、重要会议记录、各类统计资料 | 短期 | ||
| 4 | 后勤服务集团内部干部聘任的文件材料 | 短期 | ||
| 5 | 集团内部工作请示、报告及批复 | 长期 | ||
| 6 | 饮食服务中心形成的文件 | 长期 | ||
| 7 | 物业管理服务中心形成的文件 | 长期 | ||
| 8 | 接待服务中心形成的文件 | 长期 | ||
| 9 | 园林绿化中心形成的文件 | 长期 | ||
| 10 | 经管中心形成的文件 | 长期 | ||
| 11 | 参加上级后勤管理工作会议带回的文件材料 | 短期 | ||
| 12 | 发文登记薄 | 短期 | ||
| 21、各学院 | ||||
| 分类号 | 序号 | 归档范围 | 保管期限 | 备注 |
| DQ11 | 1 | 学院党总支印发的党务工作文件 | 长期 | |
| 2 | 学院党总支重要会议记录、民主生活会记录* | 长期 | ||
| 3 | 学院党总支召开的重要工作会议文件材料 | 长期 | ||
| 4 | 中心组学习、党员、教职工政治理论学习计划、总结 | 长期 | ||
| 5 | 党内表彰及审批材料 | 长期 | ||
| 6 | 学院权限内的干部任免材料 | 长期 | ||
| 7 | 组织发展、换届选举等方面的材料 | 长期 | ||
| XZ11 | 1 | 学院印发的行政工作文件 | 长期或短期 | |
| 2 | 全院性的规章制度 | 长期 | ||
| 3 | 学院发展规划、工作计划、总结、会议记录、大事记 | 长期 | ||
| 4 | 各种专题调研计划、总结、报告 | 长期 | ||
| 5 | 群众来信、来访及处理材料* | 短期 | ||
| 6 | 教职工聘任、考核、表彰材料 | 长期 | ||
| 7 | 教职工处分材料* | 长期 | ||
| 8 | 学院与外单位(个人)签订的协议、合同、意向书、备忘录 | 长期 | ||
| 9 | 学生运动会材料(体育学院) | 长期 | ||
| 10 | 教育、教学管理、评估方面文件材料 | 长期 | ||
| 11 | 学生表彰(处分*)材料 | 长期 | ||
| 12 | 教学实习、生产实习过程中形成的重要材料 | 长期 | ||
| 13 | 成教生表彰(处分*)材料 | 长期 | ||
| 14 | 党政发文登记薄 | 短期 | ||
| SX11 | 15 | 毕业生班级合影照片 | 长期 | |
| 22、现代教育技术中心 | ||||
| 分类号 | 序号 | 归档范围 | 保管期限 | 备注 |
| XZ11 | 1 | 上级关于计算机网络管理的规章、规范、通知等文件 | 长期 | |
| ① | 针对本校需要长期贯彻执行的文件 | |||
| ② | 其余文件 | 资料 | ||
| 2 | 本校校园网建设工作规划、计划、总结、管理制度、报告、调查材料 | 长期 | ||
| 3 | 本校网络中心重要会议记录及统计材料 | 长期 | ||
| 4 | 反映学校、工作的重要的录音、录像胶片、磁盘等材料 | 长期 | ||
| 5 | 发文登记薄 | 短期 | ||
| JJ11 | 6 | 全校网络拓扑图 | 长期 | |
| 7 | 学校校园网工程招投标、验收材料 | 长期 | ||
| 7、学生工作部(学生工作处) | ||||
| 分类号 | 序号 | 归档范围 | 保管期限 | 备注 |
| DQ17 | 1 | 上级关于学生工作(含学生思想政治工作)的文件 | 长期 | |
| ① | 对本校需要长期贯彻执行的办法、规定等 | |||
| ② | 其余文件 | 资料 | ||
| 2 | 本校学生工作规章制度 | 长期 | ||
| 3 | 学生工作典型调查材料和统计报表 | 永久 | ||
| 4 | 本处工作计划、报告、总结、大事记、重要会议记录 | 长期 | ||
| 5 | 新生开学、毕业生毕业典礼大会材料 | 长期 | ||
| 6 | 学生工作队伍建设、学生工作人员名单 | 短期 | ||
| 7 | 学生工作检查评估材料 | 长期 | ||
| 8 | 特困生、勤工助学活动的材料 | 长期 | ||
| 9 | 开展学生心理健康教育的文件材料 | 长期 | ||
| 10 | 本部门开展的重要的学生活动材料(与其它部门联合开展归入牵头单位) | 长期 | ||
| 11 | 优秀班主任表彰材料 | 长期 | ||
| 12 | 参加上级学生工作会议带回的文件材料 | 短期 | ||
| 13 | 《南通大学学生工作简报》等 | 资料 | ||
| 14 | 学生宿舍管理中心形成的有关文件材料 | 短期 | ||
| 15 | 本校表彰、处分*学生的材料 | 长期 | ||
| 16 | 各类奖、助学金申报、审批材料 | 长期 | ||
| 17 | 发文登记薄 | 短期 | ||
| JX17 | 18 | 上级关于毕业生工作的文件材料 | 长期 | |
| 19 | 本校毕业生就业指导工作的文件材料 | 长期 | ||
| 20 | 本校毕业生分配就业方案及派遣名册 | 永久 | ||
| 21 | 毕业生工作计划、总结及表彰材料 | 长期 | ||
| 22 | 毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料 | 长期 | ||
| JX13 | 23 | 上级有关招生工作的文件材料 | 长期 | |
| JX13 | 24 | 本校需要长期贯彻执行的办法、规定 | 长期 | |
| 25 | 新生录取材料及新生名单 | 长期 | ||
| 26 | 本校招生简章、招生宣传、计划、总结 | 长期 | ||
| 27 | 其它有保存参考价值的材料 | 长期或短期 | ||