通大档〔2005〕1号
关于印发《南通大学档案管理暂行办法》的通知
各学院（室、所）、部门、群团组织、直属单位：
现将《南通大学档案管理暂行办法》印发给你们，请认真遵照执行。
二○○五年九月二十六日
南通大学档案管理暂行办法
第一章 总则
第一条 为做好我校档案工作，规范各个环节，提高管理水平，更有效地保护及利用档案，为学校和社会服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和教育部办公厅《高等学校档案工作规范》等法律、法规和规章，制定本暂行办法。
第二条 高等学校在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料，均属高等学校档案。
第三条 档案工作是办好学校的重要基础工作之一，是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志，也是学校各部门、各单位重要的工作职责和年度考核的内容之一。
第四条 档案必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发和利用。
第五条 学校应实行部门立卷归档制度，做到“三纳入”、“四同步”：纳入学校计划和规划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围；布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作同步。学校要在人员、经费、库房、设备各方面给予保证。
第二章 领导体制和机构设置
第六条 学校应有一位校领导分管档案工作，各立卷部门要有一位负责人分管本单位的档案工作，并确定一位兼职档案人员具体承办。
第七条 学校应建立档案馆，系正处级直属单位，负责全校的档案管理工作。
第八条 学校档案馆任务：
（一）贯彻执行国家关于档案工作的政策法规，规划全校档案工作。
（二）制订本校档案工作规章制度，监督、指导、检查执行情况。
（三）负责收集、征集、整理、分类、鉴定、保管全校各类档案及有关资料。
（四）开展档案的开放和利用工作。
（五）参加信息工作的整体化建设，负责编辑档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源。
（六）参加档案工作协作、学术研究和交流活动。
（七）培训全校专(兼)职档案工作人员。
（八）开展档案宣传工作和利用者教育活动。
（九）完成学校领导交办的其他任务。
第三章 档案工作岗位责任制
第九条 分管档案工作的校领导职责
（一）组织全校性的宣传、贯彻执行《中华人民共和国档案法》和上级关于档案工作的各项方针政策的活动；
（二）加强对学校档案工作的领导，把档案工作纳入学校的整体发展规划，并列入学校议事日程，督促分管部门按上级和学校档案部门要求做好应做的工作。
（三）关心档案工作和档案馆的建设与发展，从人力、财力、物力上给予支持，及时解决工作中的重大问题和困难，逐步改善工作条件，使档案工作与学校的各项工作协调发展。
第十条 分管档案工作的各学院、部门领导职责
（一）组织本单位人员学习档案法规，执行学校档案工作规章制度，把档案工作纳入本单位的议事日程，每季度或每学期研究一次档案工作；
（二）加强与学校档案馆联系，共同做好业务监督、指导、检查工作，保证归档档案的质量；
（三）做好文秘工作人员和专(兼)职档案人员的思想工作，提出具体要求并帮助他们解决工作中的实际困难。
第十一条 各立卷部门专(兼)职档案人员职责
（一）坚持平时立卷，根据本部门(单位)不同种类文件材料形成的特征，制定其案卷类目，合理分类存放，便于利用和立卷归档；
（二）负责本部门(单位)文件材料的形成、积累、保管和整理立卷归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统；
（三）归档案卷做到组卷合理，编写页号准确，案卷目录填写清楚，案卷标题简明扼要；
（四）主动接受学校档案馆的业务指导和督促检查，按规定时间向学校档案馆移交归档材料；
（五）积极参加业务学习，不断提高档案工作水平；
（六）注意文件材料的安全和保密工作。
第十二条 学校档案馆负责人职责
（一）负责制定党、政档案的工作计划、规划，进行季、学期、年度的本馆工作总结，拟制(修订)业务工作的各项规章制度，并认真地组织实施；
（二）对档案馆人员进行合理分工，随时掌握工作情况，按计划完成任务；
（三）组织档案馆人员参加政治和业务学习，组织文书处理部门专(兼)职人员的业务培训；
（四）负责接待、处理有关单位和群众的来访、来函、负责有关党、政档案业务工作对外联系；
（五）调查了解本校党、政档案工作情况，并就党、政档案的改革等有关问题，提出意见和建议；
（六）完成校领导交办的事宜。
第十三条 学校档案馆管理人员职责
（一）根据国家和学校有关档案工作的政策和法规，制定本人职责范围内的档案工作的各项管理和制度；
（二）指导、监督、检查、协助文书立卷人员做好文件材料的形成、积累和整理归档工作：
（三）对接收入库的党、政档案进行分类、整理、编制多种检索工具，有计划、有步骤地进行档案史料汇编，积极做好档案信息资源的开发工作，为学校各项工作及社会利用档案史料服务；
（四）贯彻执行党和国家关于保守党和国家机密的规定，维护涉密档案的安全。
（五）做好“八防”工作，确保档案材料完整、安全；
（六）对保存的党、政档案数量进行准确的统计。
第四章 档案的收集、归档、移交和接收
第十四条 收集范围
（一）学校在教学、科研、管理各项活动中直接形成的，对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等各种不同载体的文件材料，具体包括以下十大类，即党群、行政、教学、科研、产品生产与科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会。
（二）征集国内外与学校有关的各种具有保存价值的其他材料。
（三）校内个人在其非职务活动中形成的文件材料，可按征集、代管、捐赠的方式处理。
第十五条 立卷归档分工：
（一）部门、课题组立卷归档是高校档案工作的基本制度和基础，各学院各部门必须分工明确，协同配合。
（二）全校性、综合性的由党委办公室、校长办公室负责立卷归档；其余按职能部门分工负责相应门类的立卷归档。
（三）立卷归档涉及多个部门的大类，由一个或几个主要职能部门归口，其他部门可向它们集中或靠拢。
第十六条 案卷的质量要求
（一）各门类档案的质量要求，总的是：遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。
（二）卷内文件材料必须准确反映学校教学、利研和管理活动的真实内容，手续完备，制作和书写材料利于长期保存。
（三）管理内容的档案按问题、时间或重要程度排列。密不可分的材料排列顺序：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；定稿在前，历次重要讨论稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后。
（四）专题性、成套性档案材料(含教学、科研、产品与科技开发、基建，设备、出版档案)按阶段、结构、部件等分别组卷。
（五）为了保持文件材料的历史联系，同一内容的卷内文件可按永久、长期、短期先后排列。
1、确定文件材料的保存价值，要根据学校工作需要和为国家积累历史文化财富的需要，准确进行判断：
凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌，对本校、国家建设、历史研究有长远利用价值的，列为永久保管；
凡反映学校一般工作活动，在长期内对学校和社会有查考利用价值的，列为长期保管；
凡在较短时期内对学校工作有查考价值的，列为短期保管。
2、对上级发来的文电，除少数直接针对本校并要执行的重要文件应永久保管外，其余为短期保管。
（六）凡本校工作活动中产生的文件材料均按南通大学各类档案归档范围、保管期限的暂行规定进行分类，力求做到科学、合理，便于保管和利用。
（七）卷内文件要求文字材料在前，图样在后。图样按目录或图号排列，配套的特殊载体的文字材料按有关规定整理。
（八）立卷视文件材料数量的多少进行。当同一问题的文件多时，可采用硬卷皮成卷或单份装订，一般不超过200页；当问题单一，文件较少，又不便一起归类时，可立薄卷。
（九）卷内文件材料按顺序排好后，装订的案卷无论单面或双面，只要是书写的文件材料，均应依次在非装订一侧下角编页号。
（十）每个案卷必须按规定格式逐件填写卷内目录，对文件材料原有题名不要随意更改和简化，若原有题名无实质内容或无题名的，要重新拟定并在前后加[]。没有责任者、年、月、日的文件，要考证清楚，及时补上。会议记录应概括出每次会议的主要内容。
（十一）卷内文件材料情况说明，应填在备考表内。若无说明，也应将立卷人、检查人姓名、时间写上。检查人应是立卷单位负责人。
（十二）案卷题名应简明确切，体式一致。一般包括主要责任者(作者)、内容(问题)、名称(文种)三部分。案卷标题一般不超过50个字。
（十三）要去掉卷内文件上的金属物，托裱破损文件，字迹模糊的应复制与原件放在一起，用三孔一线装订。
（十四）除有特殊要求的外，档案的案卷格式和各种表格、卡片内容、规格、案卷封面等由档案馆根据南通市档案局的统一要求提供。
（十五）归档文件材料中一律不得使用圆珠笔，铅笔书写。
第十七条 归档时间、移交和接收
（一）党政部门和能按年度归档的部门在次年四月底以前归档。
（二）教学部门和能按教学年度归档的部门应在次年十一月底前归档。
（三）科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后三个月内归档。
（四）随时接收上级规定应接收的档案。
（五）接收档案必须履行手续，填写移交清册，一式两份，写明案卷标题，卷内文件页数，案卷数量，移交时间，交接双方要签名盖章。
第五章 综合档案的管理
第十八条 制订综合档案管理的各种规章制度和实施办法。
（一）立卷归档制度，包括校内各部门立卷要求，各种门类和载体的档案归档范围、归档时间和归档要求。
（二）档案保管制度，包括档案的安全保护和库房、设备管理措施。
（三）档案的保密、保卫制度，包括档案的保密、保卫措施和对档案人员的相应要求。
（四）档案利用制度，包括利用手续、方式、要求、批准权限和管理办法等。
（五）档案的鉴定制度，包括鉴定范围、组织、办法、程序、手续等。
（六）档案部门及下属科室负责人、全体人员的岗位责任制度，包括目标、职责、权限、任务、考核、奖惩措施等。
（七）制订结合本院实际情况的档案管理实施办法。
第十九条 档案的整理
（一）档案必须按全宗整理，同一个全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混淆。
（二） 档案的分类、编号和排架。档案分类编号是在文件收集齐全的基础上，按一定原则和属性逐卷分别归类编号。档案的分类、编号、排架，一经确定，不可随意变动。
（三）编制一些有利于查找利用的档案检索工具。如：全引目录、案卷目录、全宗卷、专题目录等。案卷目录应根据不同门类档案的具体情况分年度编制。
第二十条 档案的保管
（一）档案库房应有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。温度标准为14—240C，标准相对湿度为45-60%。
（二）档案馆根据工作需要应添置计算机、去湿机、空调机、吸尘器等。
（三）案卷入库时应检查帐、物是否相符。以全宗为单位，按不同门类、载体、依档号顺序上架排列。
（四）案卷应依档号顺序排放，库房柜架应编顺序号，各柜、各库房均应有档案资料存放、示意图。
（五）档案馆应对档案的安全定期组织检查，记录在案。发现问题，及时解决。多破损、褪变档案要及时修补复制。
（六）声像载体档案的保管，按南通大学声像执行。
第二十一条 档案的鉴定和统计
（一）档案馆应根据国家有关保管期限原则规定，对已满期的档案进行鉴定。
（二）在分管校长领导下，档案馆和有关部门组成鉴定小组，采用直接鉴定的方法，以一个年度和一个项目的成套档案材料为基础，按照分工，个人初鉴，集体审查，对到期的档案，提出销毁或延长保管期的意见，登记造册经分管校长批准后，方可存毁。
（三）销毁档案时必须有两人监销，并在销毁清册上签字。
第二十二条 建立健全统计台帐，掌握档案的收进、整理，利用、移出、销毁和室内各种情况数据，按省、市档案部门的要求及时报送各种档案报表。
第六章 档案的开发利用
第二十三条 档案馆人员要熟悉馆藏，主动提供利用，做好领导和有关部门的助手和参谋，为学校教学和各项工作服务。
第二十四条 凡利用档案，均应按规定办理利用手续，填写《档案借阅登记簿》。
第二十五条 利用者查阅档案只能是与自己的本职工作有联系的内容，与已无关的内容一律不可查阅，并要注意做好保密工作。
第二十六条 利用结束后，利用者应如实填写《档案利用效果登记表》，以备存查。
第七章 档案的计算机管理
第二十七条 档案部门应纳入学校自动化信息管理网络，积极开发和利用适合高校管理需要的计算机档案管理系统，提高开发利用档案信息资源的能力。计算机档案管理系统应用软件的配置环境、机种选型要和本单位自动化信息管理网络相一致。最好尽可能选用容量较大、档次较高的计算机，软件编程语言为关系型数据库系统，输出设备为较为先进的打字机。以保证档案科学管理的需要和高校教育管理信息系统联网要求。
第八章 档案的编研和学术研究
第二十八条 档案馆应加强编研工作，对档案资料进行研究整理，编辑出版。参加学校信息网络整体建设和校内外编史修志，编写或配合有关部门编写重要参考资料。
第二十九条 档案馆对编纂的各种汇编把关，保证质量。必要时应报有关部门或分管校领导审查。
第三十条 档案馆应认真组织本单位学术理论研究，参加本系统、本地区的档案协会（学会、研究会）活动，并起重要作用。