通大档〔2006〕1号
关于印发《南通大学基本建设类档案管理实施细则》的通知
各学院（室、所）、部门、群团组织、直属单位：
现将《南通大学基本建设类档案管理实施细则》印发给你们，请认真遵照执行。
二○○六年三月十七日
南通大学基本建设类档案管理实施细则
第一条 为提高我校基本建设档案工作的管理水平，充分发挥基建档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》、国务院《科学技术档案工作条例》、国家档案局、国家计委《基本建设档案资料管理暂行规定》、教育部《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》、国家档案局《归档文件管理规则》等法令法规，结合我校实际情况，特制定本实施细则。
第二条 基本建设档案是指在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中直接形成的有保存价值的各种载体的文字、图表及声像材料。
第三条 基本建设档案由档案馆集中统一管理并提供利用。档案馆负责对全校的基建档案工作进行检查、监督和指导。
第四条 基本建设档案的收集、整理、归档工作由基建处负责。基建处领导对基建档案工作负有支持、督促和检查兼职档案人员完成档案立卷归档的责任；所属各科室有关工程技术人员对基建工程文件材料的形成、积累、移交等工作负有直接责任；各有关工程技术人员应做好本职范围内文件材料的收集、积累工作，协助兼职档案员做好基建档案材料的归档工作;部门兼职档案员应负责各基建工程项目材料的收集、积累、整理、立卷和归档工作。基建处应把基建档案的归档工作纳入工作规划、计划、职责范围和管理制度之内，在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作，做到档案工作的“三纳入四同步”。
第五条 基建工程的竣工验收工作应有档案馆人员参加，共同检查验收基建档案是否齐全、完整和合格，对基建档案不合格的工程，不得通过验收。基建档案在工程竣工验收、审计后两个月内完成归档工作并移交档案馆。
第六条 立卷与归档
一、归档原则
1.实行“部门立卷归档”原则。即由基建部门的兼职档案员负责收集、鉴定、整理和立卷归档。
2.实行“基建工程项目立卷归档”原则，即按基建工程的项目立卷，一个项目组一卷（盒）或数卷（盒），在工程竣工验收、项目审计结束之年立卷归档。
3.对在基建工作中形成的行政管理性文件，按“年度—问题立卷归档”原则，并在文件形成的次年立卷归档。
二、归档范围
1.归档范围主要包括基本建设工作中形成的综合管理文件、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、基建预算、决算等方面的技术性文件材料（详见附件）。
2.归档的重点是本校在工程项目建设各个阶段中形成的不同载体、不同形式的技术文件材料，特别是包括竣工图在内的全套技术图纸（图纸必须加盖工程竣工章）。
（三）归档要求
1.一般在工程项目结束（含最终完成、阶段完成）后，由基建部门的负责人会同兼职档案员组织基建文件材料的收集、整理与归档工作。
2.对管理性文件的组卷。一般要求将相同问题、相同保管期限的材料放在同一卷内，若同一问题的文件材料数量多时可分别组卷。不同年度的文件材料不得放在一起组卷。对密不可分的管理性文件材料，应按打印件在前，原稿在后；批件在前、请示或报告在后的顺序排列；对性质相同、相近的文件材料先分类，后再按时间顺序排列。
3.对基建工程（项目）材料的组卷。应视基建工程（项目）材料的多少组成一卷（盒）或数卷（盒），并将最能反映工程（项目）概况的前期准备文件等材料整理成组合卷，排放在该工程项目全部案卷之首，其余材料按基建阶段依次系统排列组卷。
4.对基建工程（项目）材料的排列方法是：正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后。图纸按图的类别序号排列，一般顺序是：地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图、更改图。
5.卷内材料的折叠与整理。卷内文件材料要求三边（左、右、底边）平整。对大小不一的文件材料应及时折叠、加边或裁剪；对基建竣工图纸应以琴键式折叠法折叠成297×210的规格立卷归档；对破损的材料应及时修补，同时去除回形针及易生锈金属物。基建档案采用盒装方式保管。
6.卷内文件的编号。在每份文件的右下角空白处用号码机编上页号，对反面有字的文件应在其左下角空白处编上页号。
7.卷内目录与备考表的填写。卷内目录按栏目要求分别用计算机输入后打印二份，一份放在卷内首页，一份自留备查。备考表应标明组卷使用中需说明的问题，并由立卷人和部门负责人分别签名。
8.卷内材料的书写。卷内材料一律用黑水碳素笔书写（不得使用圆珠笔）。
第七条 归档时间
基建工程档案在验收、审计后二个月内归档。
第八条 归档移交
档案移交时交接双方须当面检查验收，合格后须填写《档案移交目录》，并经双方签字后各执一份备查。
第九条 本实施细则自发布之日起执行。
第十条 本实施细则由档案馆负责解释。
基本建设类档案归档范围与保管期限表
类目名称 | 归 档 范 围 | 保管期限 |
一、 综合管理 | 1.上级关于基建工作的指示、通知、办法、规定等。 | 长期 |
2.本校关于基本建设管理工作方面的规章制度。 | 永久 | |
3.本校关于基建工作的计划、总结、简报、调研报告、自查报告、会议记录和大事记等。 | 永久 | |
4.本校基建处上报的有保存价值的各类统计报表。 | 永久 | |
5.本校基本建设发展的总体规划、论证报告、实施计划及批复等。 | 永久 | |
6.本校基建工程财务预、决算材料。 | 永久 | |
7.全校性总体规划、设计总平面图。 | 永久 | |
8.全校地下水、电、气管道分布总平面图。 | 永久 | |
9.地质勘探、地形测量材料。 | 永久 | |
10.其他有保存价值的文件材料 | 长期 | |
二、 基建工程项目部分 | （一）工程准备阶段： | |
1.工程项目申请报告及批示、批复 | 永久 | |
2.项目评估、项目建议书及上级批复 | 永久 | |
3.可行性研究报告的请示及批复 | 永久 | |
4.初步设计的报告及批复 | 永久 | |
5.年度建设项目投资计划的通知 | 永久 | |
6.投资许可证 | 永久 | |
7.确定选址、征地和拆、迁旧房文件（含与有关单位签订的协议、合同，拆迁前的照片、录象、不管及批文：新征地的选点、地质资料、定点位置图等）。 | 永久 | |
8.土地使用变更通知书 | 永久 | |
9.建设用地规划许可证 | 永久 | |
10.建设用地红线图 | 永久 | |
11.环境影响评估报告书 | 永久 | |
12.环保、消防、人防审查批准文件 | 永久 | |
13.建设纳税登记表或免税通知书 | 永久 | |
14.规划红线图 | 永久 | |
15.建筑工程规划许可证 | 永久 | |
16.在工程准备阶段形成的有保存价值的其他文件材料 | 永久 | |
（二）设计阶段： | ||
1.设计招标的有关文件 | 永久 | |
2.设计任务书、委托书、设计合同、勘测合同、 | 永久 | |
3.初步设计、技术设计 | 永久 | |
4.设计说明（含设计原则、依据） | 永久 | |
5.总体规划设计 | 永久 | |
6.图纸会审纪要、技术交底，设计修改通知书 | 永久 | |
7.关键技术试验报告 | 永久 | |
8.工程地质资料（含文字与图纸） | 永久 | |
9.全套勘察和设计基础材料 | 永久 | |
10.在工程设计阶段形成的有保存价值的其他文件材料 | 永久 | |
（三）施工阶段： | ||
1.工程施工招标、投标的有关文件 | 永久 | |
2.开工报告 | 永久 | |
3.施工执照、承包合同、协议书，工程监理合同 | 永久 | |
4.环境保护、消防、卫生等文件，水、暖、电、煤气、通讯供应协议书 | 永久 | |
5.产权证书 | 永久 | |
6.施工组织设计 | 永久 | |
7.各种原材料成品、出厂合格证 | 永久 | |
8.材料检验、试验记录 | 永久 | |
9.混疑土浇灌证明 | 永久 | |
10.土建工程部分、分项隐蔽验收签证记录，供水、排水工程分部、分项隐蔽验收签证记录。 | 永久 | |
11.供电、照明工程分部、分项隐蔽验收签证记录。其他专业（如通风采暖、安装工程）分部、分项隐蔽验收签证记录。 | 永久 | |
12.材料代用签证，三方洽商记录。 | 永久 | |
13.施工工程中质量事故处理报告及记录 | 永久 | |
14.沉降观测记录 | 永久 | |
15.建筑、结构、水、电、暖、通讯等施工图 | 永久 | |
16.土地施工过程中形成的文件材料 | 永久 | |
17.设备及管线安装施工中形成的文件材料 | 永久 | |
18.电气、仪表安装施工中形成的文件材料 | 永久 | |
16.在工程施工阶段形成的有保存价值的其他文件材料 | 永久 | |
（四）竣工阶段： | ||
1.工程项目竣工验收报告 | 永久 | |
2.全部竣工图 | 永久 | |
3.工程质量评审材料 | 永久 | |
4.工程决算书 | 永久 | |
5.竣工验收会议记录 | 永久 | |
6.工程施工期间和竣工后的全套声像材料 | 长期 | |
7.在工程竣工阶段形成的有保存价值的其他文件材料 | 永久 | |
（五）工程项目审计： | ||
1. 对各基建工程项目的审计报告 | 永久 | |
2. 对各基建工程项目的全套审计材料 | 永久 | |
3.在工程审计阶段形成的有保存价值的其他文件材料 | 永久 |