关于做好2017年文件材料归档工作的通知

各学院（系、室、所）、部门、群团组织、直属单位：

档案工作是学校管理工作的重要组成部分，各立卷单位档案工作是学校档案工作的重要基础。为了加强立卷单位档案工作的制度化、规范化建设，做好2017年文件材料归档工作，现将有关事项通知如下：

一、归档范围

根据学校档案工作要求，凡本校在教学、科研、管理和其他各项活动中形成的对师生员工、学校和社会具有保存价值的文字、图表、实物、声像等不同形式、载体的历史记录均属档案范畴。

2017年归档材料是指：2016年度由本校各立卷单位职能活动所形成和处理完毕的各类文件材料，其中包括各立卷单位开展职能活动的照片、光盘，获得的奖状、锦旗、奖牌、奖杯，获赠的书画、工艺品及其他有纪念意义的物品等声像、实物类材料；2017年度所形成的学籍类文件材料、研究生学位论文及评审材料、毕业生合影及研究生学位照等声像材料。

各单位要根据《南通大学文件材料归档范围和档案保管期限（修改稿）》及《南通大学电子文件归档与管理办法（暂行）》规定的归档范围，认真做好由本单位职能活动所形成的文件材料的收集整理工作，确保文件材料齐全完整。

二、归档要求

1.各单位要高度重视。分管归档工作的领导要认真把好归档材料的审核关，兼职档案管理人员要集中精力、集中时间做好文件材料的整理归档工作，确保各类文件材料齐全完整、整理规范、安全秘密、按时移交至学校档案馆。

2.严格执行文件材料归档移交制度。按照学校档案馆的统一安排和要求，各单位在规定时间内做好各类文件材料的归档移交工作（归档的纸质文件材料应为原件，同时移交与纸质文件材料相配套的电子版），经移交人、接收人核实无误后办理移交手续。

3.为提高工作效率，确保归档质量，请各单位兼职档案管理人员在档案馆进行文件材料目录录入及电子文件上传，由档案馆工作人员给予及时指导和核对。

三、归档时间

各立卷单位的归档照片于5月底前完成移交，其余文件材料的集中归档、移交时间，详见附件《各立卷单位文件材料集中归档及移交时间一览表》。

四、归档文件材料移交地点与联系人

在文件材料归档过程中，如有疑问或需调整归档时间，请及时与档案馆联系，我们将努力帮助您解决遇到的各类问题，以确保归档材料的齐全、完整和规范。

附件：

2017年各立卷单位文件材料集中归档及移交时间一览表.xls

档案馆

2017年3月10日