各部门、各学院：

档案工作是学校各项工作的重要组成部分，是提高办学质量的基础工作之一，也是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志。根据《中华人民共和国档案法》、教育部《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》和《江苏省档案管理条例》等法规精神，为实现我校档案管理现代化，规范文件材料立卷归档工作、简化档案整理方法及程序，提高工作效率，现就做好2010年档案归档工作通知如下:

一 、总体要求：

各部门领导要高度重视立卷归档工作,将档案工作纳入本部门年度工作计划，配备具有较高政治、业务素质并相对稳定的兼职档案员，支持其工作，并解决其在工作中遇到的实际困难。积极配合校档案馆做好兼职档案员的业务培训工作，定期检查本部门兼职档案员履行档案岗位职责情况。积极配合校档案馆做好档案监督检查工作，保证本部门档案及时、完整归档。

各部门兼职档案员要认真做好本部门立卷归档工作，平时认真做好预立卷工作。根据本部门不同种类归档材料的形成特征，合理分类，安全存放，保证归档材料的完整、准确、系统、安全；按照校档案馆归档时间的要求合理安排时间，将2010年已办理完毕的归档材料按归档要求进行分类、整理、组卷，准确编排页码；加强与档案馆的联系，积极接受业务指导和监督检查，按规定时间向档案馆移交归档；做好归档材料的安全和保密工作。

二、立卷归档要求：

立卷流程图：

以“件”为单位进行立卷

确定每件档案内部排列顺序

将纸质档案移交档案馆

归档前整理

录入南大之星软件

（一）立卷要求

各部门严格按照校档案馆《南通大学档案归档范围》进行整理、立卷，并及时向档案馆移交归档。

1、文书档案立卷：

归档文件以“件”为单位进行整理，下列文件或文本在装订时，作为一件：

（1）文件正稿与定稿一般应作为一件。如定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件，重要文件需保留不同稿本（包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿、定稿等）的，可将正本与历次稿本各作为一件。

（2）正文与附件一般为一件，如果附件数量较多，或者太厚不易装订，也可各为一件。

（3）正文与文件处理单（包括拟办单、发文稿纸、签批条等）作为一件。

（4）原件（特指书写材料不规范的需存档材料）与复制件作为一件。

（5）转发文与被转发文作为一件。

（6）装订成册的报表、名册、图册等，按照其本来的装订方式，一册（本）作为一件，未装订成册而式样同一的表格按一定的单位组合起来作为一件。

（7）请示与批复、报告与批示、问函与复函等来往文件，可作为一件。

（8）学校会议记录，包括党委常委（扩大）会、校长办公会、民主生活会等，以每次会议为一件，以会议记录本形式记录的保持原有的文件排列顺序，装订在一起，但在每次会议记录的首页标识归档章。学校各部门、学院的会议记录一年作为一件。

（9）在教学类档案中，一般采用：

研究生成绩、学位材料、论文按人计件，一般一人一件；

全日制和成人教育学籍档案一般情况下一个班级作为一件，研究生学籍视实际情况而定；

全日制和成人教育招生名册按批次计件，一般以一个批次作为一件获视材料的实际情况而定；

学籍变动中发文、审批表等可视实际情况作为一件或数件；

学生处分材料，针对同一人的发文、审批表、检查等材料作为一件；

四、六级英语成绩，可视实际情况作为一件或数件；

计算机、普通话测试成绩，同一批次的作为一件；

教学任务通知书、教学进程表视实际情况以一个学院或数个学院作为一件；

2、科技档案立卷：

（1）凡申报科研项目已获立项的相关科研档案，不论项目级别，一律归档。

（2）科研档案中，课题研究项目文件材料按其自然形成规律，保持文件之间的有机联系，视课题不同阶段材料的具体情况确定件。如：科研成果鉴定与研究成果报奖材料，可将鉴定材料、成果报奖材料、技术文件各为一件或多件。课题研究成果报奖材料原则上将成果申报书、成果推荐书及附件作为一件，如果课题成果附件数量较多或者太厚不易装订，也可分别计件。研究论文汇编、技术资料等独立成册的，以其自然状态视作一件；

3、基建类档案立卷：

（1）上级关于我校基建工作的来文按“一文一件”立卷。

（2）我校基建工作总体性规划、设计的文件、图纸、财务报表、统计报表等文件按“一文一件”立卷。

（3）基建工程项目材料实行按项目立卷，即一个基建项目涉及的所有文件拥有一个共同的基建档案号。基建材料按工程准备阶段、设计阶段、施工阶段、竣工阶段、工程项目审计阶段依次排列，组成相连的分卷。

4、外事档案立卷：出入境材料可按人（团体）为单位组成件，即同一人（团体）的同一次出（入）境的请示、报告、批复、来往函件作为一件。

5、财务档案立卷：一本会计凭证、帐册各为一件，一个会计核算单位的一份报表作为一件。

6、审计档案立卷，审计结果通知书与底稿作为一件，如果底稿数量较多，可视情况分为几件。

7、出版物档案：按出版物正本的自然状态界定件；

仪器设备档案：仪器设备的随箱次材料以其自然形态分别确定件。

（二）件内文件材料排列顺序：

正本在前，定稿在后；正稿在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；结论性材料在前，依据性材料在后；不同文字的文本，中文本在前，其它文字版本在后；文件处理单排在文件前面，发文稿纸排在正文后面。对规格大于A4型纸的报表、图样等文字材料，按照A4型纸的尺寸加以折叠，注意尽量减少折叠次数，同时，折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外。

（三）文件归档前整理：

1、对破损的文件应予修整；

2、对字迹模糊或易褪变的文件进行复制，包括对以红水笔、复写纸、圆珠笔、铅笔等字迹制成的文件材料以及传真件等，复制方法主要采用复印；

3、去除易锈蚀的金属物，包括订书钉、曲别针、大头针等易氧化、腐蚀的装订用品。对于装订成册不便拆钉的刊物、书籍等，可保持原貌。

（四）归档文件装订：

装订采用左侧装订，文件材料左、下侧应对齐。一般采用不锈钢订书钉装订，对于较厚的材料采用三孔一线法装订。尽量保持文件原貌，不得随意裁切文件。教学档案中的学籍成绩表，每件加封面和封底后装订。

（五）归档文件的排列：

1、归档文件的排列，是指在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。

2、归档文件的排列应坚持“事由”原则，即同一事由形成的相关文件排列在一起。“事由”是指一件具体的事，一个具体的问题或一段较紧密的工作过程等。

3、同一事由内归档文件的排列，一般按文件形成时间的先后顺序排列，也可按文件的重要程度排列，重要的、结论性的文件在前，其它的文件在后。

4、不同事由间归档文件的排列：

按不同事由办结时间的先后顺序排列；按事由的重要程度排列。将主要职能或重要活动形成的文件排在前面，其它工作形成的排在后面，或将综合性工作形成的文件排在前面，具体业务工作的排在后面。上述排列方法视具体情况采用一种或几种相结合的方法排列。五、对具有保存价值、但未及时归档的零散文件，将其排列在相应年度相同类别文件的最后，并在备考表中说明。

三 、归档时间安排：

档案类别	归档时间
文书档案	5月19日兼职档案员培训 5月31日之前完成档案移交工作
科技档案	5月19日兼职档案员培训 5月31日之前完成档案移交工作
学生档案	6月15日之前完成对研究生档案归档培训 7月15日之前完成研究生档案的移交工作 9月31日之前完成本科生学籍档案的移交工作

四 、档案馆归档工作负责人及联系人：

档案类别	负责人	联系人	联系电话
文书档案	黄晓晖	刘亚娟	85051539
科技档案	朴卫华	张迎春 王 梦	85051531
声像档案	蔡 燕	蔡 燕	85051531

南通大学档案馆

2011年 5月 17 日