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档案编研
《南通大学年鉴》撰写规范
发布日期: 2017-04-21 录入员: 档案馆 来源: 档案馆


学校年鉴是全面、系统、逐年分类记述学校各方面工作的新成就、新发展、新变化、新经验和新问题的资料性工具书,具有考查性、易检性、系统性、科学性、准确性、资料性和现实性特点。

一、年鉴体例

采用分类编辑法。设三个层次:类目、分目、条目。

类目:构成年鉴的骨架,它统帅分目和条目,由学校档案馆统一审定。

分目:受类目的制约,它的内容不能超越类目范围。

条目:构成年鉴最基本的单元,是年鉴内容的主要表现形式,由各单位编写提供

例如:“学校主要工作”作为一个类目,下设“人事工作”、“财务工作”、“审计工作”等分目。“财务工作”分目由财务处按条目记述。

学校主要工作(类目)

财务工作(分目)

概况(条目)

预算管理(条目)

资金管理(条目)

收费管理(条目)

……

学院(系、室、所)简介(类目)

学院(系、室、所)(分目)

概况(条目)

学科建设】 (条目)

教学体系(条目)

教学工作(条目)

党建工作(条目)

学生工作(条目)

科学研究】 (条目)

学术交流(条目)

设施建设(条目)

特色工作(条目)

……

二、条目的分类及编写

(一)条目的分类

各学院、各部门的撰稿内容,可参照工作总结选材提炼和加工,但不能写成工作总结。

各学院(系、室、所)编写的条目按照上述要求确定,各部门编写的条目可根据本单位工作职能确定。“概况”条目记述本单位的基本情况,主要记述本单位工作全貌,反映综合性、系统性、连续性和可比性的情况。其中,本单位名称及负责人,均以当年名称和当年内任职为限,凡年内变更、任免情况应予说明。

(二)条目的编写

1.条目标题的选择:条目的立目原则是“大事不漏、小事不凑”。应从已完成的年度工作中认真筛选,选择大事、要事、新事、特事和确有价值、可供借鉴的事项立目记述。

条目标题要有概括性、新颖性和可检索性,务求真实、精练和准确,一般不超过15个字。

2.条目内容的写作:年鉴重在纪实,必须是事实主题或资料主题,采用说明文体,主要回答“怎么样”。

条目以提供资料为目的,以是否有用信息为标准,用精练的文字简明扼要地陈述其事实,既高度概括又写出深度。切忌按工作总结程式的“穿靴戴帽”,或使用空话套话、铺垫过渡,或记流水帐式的罗列过程等表述。

条目以介绍性说明为主,用简洁、平实的书面语言,用纪实的手法把事情发生、发展的来龙去脉写清楚,寓观点于叙事之中,使读者从中得出结论,获得信息,不需夹叙夹议。不做评论和结论。避免主观性、预测性、展望性、带感情色彩的语言。

三、年鉴文字规范

1.语言:年鉴语言必须字斟句酌,使用标准的书面语言,以具体资料和数据来记述事物,用语力求准确、规范,忌口语、模糊和空洞。

不用“大概”、“可能”、“大约”等模糊语言。避免使用“有所进步”、“有所提高”、“取得了长足发展”、“当前”、“最近”、“一个时期以来”、“上级有关部门”、“大幅度增长”等空洞语言。

规范书写各类名称,包括组织机构、会议、单位、地址、职称、文件、活动等。除特载、专题、引文外,一律不用代称,应直书其名。除约定俗成外,一般情况下不使用简称,如“教学管理办公室”不能写成“教学办”。若一个名称反复出现时,第一次应书写全称并注明简称,以下可书写简称。

2.称谓:年鉴称谓一律使用第三人称。

不使用诸如“我国”、“我省”、“我院”等表述,应当使用诸如“中国”、“江苏省”、“xx学院”等表述。

人物应直书其姓名,一般不用“同志”、“先生”、“女士”等称谓(文件、讲话等情况除外),必要时可加职务、职称、学位等,如xx教授、xx博士等,使用职务称谓时,应职务在前,姓名在后,如校长xxx

涉及教师、学生情况,不用“老师、同学”称谓,而应当用“教师、学生”表述。

外国人名和外籍专家报告的表述应先写中文,将外文用括号标出,如:蒙代尔 (RobretMundell)《科技英语写作的几个小窍门》AFewTipsonWritingScientificEnglish

各种名称一般使用全称,也可使用含义明确的简称,如“211工程”等;不得使用含义不明的简称,如“四有”青年等。新名词或外来词在文稿中第一次出现时,应予以加注,还有“三进”、“一二三四”等数量词所指内容,也应予以加注。

3.时间:时间记述要具体准确,尽量具体到年月日,不使用“今年”、“明年”、“去年”、“上年”“几个月来”、“目前”、“不久前”等时间基准不清的词语。年鉴反映当年的事情,可用“年内”表述时间,也可直接交代“某月”或“某月某日”。

4.年份、年级、学年、班级名称、专业名称等不能缩写或简写。如:“2014年”不能写成“14年”;“2012级”不能写成“12级”;“2011/2012学年”不能写成“11/12学年”;“机电20131班”不能写成“机电131班”、“计算机科学与技术20111班”不能写成“计科111班”。

5.数字:年鉴中的数字除必须使用汉字数字外,凡是可以使用阿拉伯数字而且又很得体的,应尽量使用阿拉伯数字。遇特殊情形,可以灵活变通,但应力求保持全文相对统一。

条目内容记数用阿拉伯数字。如“7人(次)”、“20件”、“1230平方米”等。

定型的词、词组、成语、专用名词、会议名称、星期及惯用语等中作为词素的数字必须使用汉字。如一律、第三产业、七上八下、封二、党的十八大、星期五、一期工程等。整数一至十,如果不是出现在具有统计意义的一组数字中,可以使用汉字,但要照顾到上下文,求得局部体例上的一致。如三本书、六条意见、读了十遍、五个百分点。

含有月日简称表示事件、节日和其他意义的词组中的数字应当使用汉字,并外加双引号,避免歧义。但特别知名的可不加引号。涉及重要事件时,应用间隔号“·”将表示月和日的数字隔开;涉及其他月份时,不用间隔号。

6.标点符号:依照国家技术监督局发布的标点符号用法》正确使用。

各种会议名称,一般不加任何标点符号(如引号或书名号等)。文件、讲话、报告等,应加“《》”号,不能用引号,一般性的荣誉称号及文体活动等不加引号。公文号中的年份使用六角括号“〔〕”括入,不用“ [] ”。

7.图表:表格制作要规范、定型、美观,具有连续性。按统计表格列示,必须有标题和表头,标题居中;图表需注明图注,要求直观、清晰、准确。统计数据要前后一致,总量与分量之和要一致。

四、年鉴书写格式

1.使用 word文档处理系统和A4型纸打印,自动默认页边距。

分目标题采用4号宋体加粗,单独设行。

条目标题加粗并加条目框【 】,与页边左对齐,空一格后接正文。叙述文字中尽量不出现表格,确实需要用表格表达的,可以用附表形式放在文后。

正文用5号宋体、1.5倍行距。正文内容层次较多的,可用条目分列,不用分层序书写。

引用文件要严格书写文件标题、发文机关名称和公文号。

2.表格编写时用Excel格式的,报送时需转换成Word格式。标题与表格之间空0.5行,表格内行列内容布置要得当,且按纸张窗口范围调整大小。