通大档〔2005〕5号

关于印发《南通大学教学类档案管理实施细则》的通知

各学院（室、所）、部门、群团组织、直属单位：

现将《南通大学教学类档案管理实施细则》印发给你们，请认真遵照执行。

附件：教学类档案归档范围与保管期限表

二○○五年九月二十六日

南通大学教学类档案管理实施细则

第一条 为加强教学档案管理，充分发挥教学档案在教学管理、教学活动、教学研究等各项工作中的作用，提高教学档案的质量和科学管理水平，根据《中华人民共和国档案法》和教育部《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》、国家档案局《归档文件整理规则》，结合我校实际，特制定本实施细则。

第二条 教学档案是指在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的各种载体的文字、图表、声像材料和电子文件。

第三条 教学档案由档案馆集中统一管理并提供利用。档案馆负责对全校的教学档案工作进行检查、监督和业务指导。

第四条 教学档案是教学管理工作的主要组成部分，教务处、学生工作处、研究生部、各学院和各有关教学管理部门应加强领导，把教学档案的形成、积累、归档工作纳入教学管理环节中，纳入有关人员的职责范围和管理制度之内，做到在布置、检查、总结、验收其他工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作，实现教学工作与档案工作“三纳入、四同步”的规范要求。

第五条 立卷与归档

（一）归档原则

1、坚持“部门立卷归档”原则。即由文件材料形成部门的兼职档案员负责收集本部门产生的文件，并经鉴定、分类、整理后移交档案馆归档。

2、坚持 “按年度——问题立卷归档”原则。即根据教学管理和教学实践活动具有成套性特点立卷组合，一般应以问题为主，兼顾其他特征，使之保持文件材料间的有机联系。

（二）归档范围

1、归档范围主要包括教学综合管理、学科和实验室、招生、学籍管理、课堂教学与实践、学位工作、教材等（详见附件）。

2、归档的重点是在本校教学管理和教学实践各个环节中形成的不同载体的文件材料。

（三）立卷要求

1、保管期限的划分。档案的保管期限分为永久、长期、短期三类：凡记述和反映本校和本部门主要职能活动和基本历史面貌的，具有长远利用价值的文件材料列为永久保存；凡记述和反映本校和本部门一般工作活动，长期对学校具有查考利用价值的文件材料列为长期保存，保存时间为16-50年；凡在短期内对学校工作有查考利用价值的文件材料列为短期保存，保存时间为5-15年。

2、文件材料的组卷。一般要求将相同问题、相同保管期限的材料放在同一卷内，若同一问题的文件材料数量多时可分别组卷，每卷不超过200页。不同年度的文件材料不得放在一起组卷。对跨年度请示与批复，放在复文年组卷；跨年度的规划、计划，放在针对的第一年组卷；跨年度的总结、报告，放在针对的最后一年组卷；跨年度的会议放在开幕年立卷；跨年度的法规性文件归入公布或批准年度立卷。

3、文件材料的排列。对有密切联系的教学管理性文件的排列，应是打印件在前，原稿在后；批件在前、请示或报告在后；正文在前，附件在后；转发文在前，被转发文在后；结论性文件在前，依据性文件在后。对性质相同、相近的文件材料先分类，后再按时间顺序排列。

4、卷内文件的编号。在每份文件的右下角空白处用号码机编上页号，对反面有字的文件应在其左下角空白处编上页号。

5、卷内材料的折叠与整理。卷内材料要求三边（左、右、底边）平整。对大小不一的文件材料应及时折叠、加边或裁剪；对8 开纸张的文件材料，应将其折叠成琴键式；对破损的材料应及时修补，同时去除回形针及易生锈金属物。

6、卷内目录与备考表的填写。卷内目录按栏目要求分别用计算机输入后打印二份，一份放在卷内首页，一份自留备查。备考表应标明组卷使用中需说明的问题，并由立卷人和部门负责人分别签名。

7、卷内材料的书写。卷内材料一律用黑水碳素笔书写（不得使用圆珠笔）。

第六条 归档时间

教学行政管理性文件材料于次年6月底前归档，其他教学专业材料按培养周期于1月底前归档。

第七条 归档移交

档案移交时，交接双方须当面检查验收，合格后须填写《档案移交目录》，并经双方签字后各执一份备查。

第八条 本实施细则自发布之日起执行。

第九条 本实施细则由档案馆负责解释。

附件：

教学类档案归档范围与保管期限表

类 目 名 称	归 档 范 围	保 管 期 限
一、 综合管理	1、上级关于教学工作的指示、通知、办法、规定等。	长期
	2、上级或本校形成的有关教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的调研材料、请示、报告、决定、决议、指示、批复、规定、办法、通知等。	永久
	3、本校关于教学管理、教学工作的规章制度。	永久
	4、本校教育教学事业发展的规划、论证报告、实施计划及批复等。	永久
	5、本校召开的各类教学工作、教学实习基地工作会议的全套文件材料、会议记录、简报等。	永久
	6、本校关于教学工作的计划、总结、会议记录、调研报告、简报等。	永久
	7、本校开展教学检查、评估、优秀教学评奖、教学演讲比赛的全套文件材料。	永久
	8、本校关于联合办班、办学或建立教学实习基地的报告、批复、协议等全套文件材料。	永久
	9、本校教务处年度工作计划、总结、自查报告、情况汇报、处务会议记录和大事记。	永久
	10、本校各类教学统计报表。	永久
	11、本校在研究生教育活动中形成的关于教学工作、教学管理方面的全套文件材料。
	12、本校在继续教育活动中形成的关于教学工作、教学管理方面的全套文件材料。	长期
	13、本校在高教研究工作中形成的文件材料	长期
	14、本校获得市政府及省级以上政府职能部门奖励的教学研究、教学成果的批复及申报评审材料。	长期
	15、本校举办学生运动会的秩序册、成绩册、开幕（闭幕）式上的发言稿。	长期
	16、本校教务处的全部发文（含发文原稿及文中附件材料）。	长期
	17、其他有保存价值的文件材料。	长期
二、 学科与实验室建设	1、上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料。	长期
	2、专业设置与调整的报告、论证、申报材料及上级批复。	永久
	3、学科专业、实验室建设的论证、评估、申报及审批材料。	永久
	4、重点学科、专业、课程建设和实验室建设材料。	永久
	5、学科、专业、实验室建设的计划、总结、简报及统计表。	永久
	6、获得市政府及省级以上政府职能部门表彰的优秀学科、优秀课程、优秀实验室的批复及申报评审材料。	长期
	7、其他有保存价值的文件材料。	长期
三、 招 生	1、上级下达各专业招生计划、规定等有关招生工作的文件.	长期
	2、本校录取研究生、本专科生、成教生的名单及录取材料。	长期
	3、本校招收委托、联合培养的计划、合同、批复及名单。	长期
	4、本校招生简章、专业介绍及招生工作总结等。	长期
	5、其他有保存价值的文件材料。	长期
四、 学籍管理	1、上级关于学籍管理的文件材料	长期
	2、本校关于学籍管理方面的办法、条例等规章制度。	永久
	3、本校各类学生的学籍表、成绩表及在校学生名册。。	永久
	4、本校学籍管理方面的统计表。	永久
	5、本校学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学、试读、专升本等）。	长期
	6、本校在校学生的奖惩材料（含申报材料及批复）。	长期
	7、其他有保存价值的文件材料。	长期
五、 课堂教学 与实践	1、本校各专业教学计划、教学大纲。	永久
	2、本校教学日历、课程安排表及校历。	长期
	3、本校教学实习、社会调查、社会实践计划、大纲、总结。	长期
	4、其他有保存价值的文件材料。	长期
六、 学 位	1、上级有关学位工作的文件材料。	长期
	2、本校学位评定条例、办法等规章制度。	永久
	3、本校学位委员会组成成员、调整名单及学位委员会会议记录、决定等。	永久
	4、学位委员会授予本校各层次学生学位的名单。	永久
	5、本校硕（博）士研究生学位论文、实验原始记录、统计数据及评审材料。	永久
	6、本校各层次学生领取学位证书的签收名册和未获得学位学生的名单。	长期
	7、其他有保存价值的文件材料。	长期
七、 毕业生	1、上级关于毕业分配的文件材料	长期
	2、本校毕业生工作计划、总结、简报。	长期
	3、本校毕业生领取毕业证书的签收名册。	长期
	4、本校毕业生供需统计、计划、合同。	长期
	5、本校毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料	长期
	6、其他有保存价值的文件材料。	长期
八、 教 材	1、本校教师作为第一主编的著作、自编教材、教学指导书、实习指导书和习题集。	长期
	2、获得市政府及省级以上政府职能部门表彰的优秀教材的申报材料及批复。	长期
	3、其他有保存价值的材料。	长期

注：与上述材料中相对应的电子文件也应一并拷贝入盘归档。